DreamWorks a fait appel à HP et Hyland afin d'améliorer ses processus de gestion de contrats administratifs

DreamWorks Animation est reconnu pour repousser les limites de la technologie afin de mettre en sons et en images de magnifiques histoires.

Mais, jusqu'à récemment, il n'en allait pas de même pour son bureau administratif, selon une nouvelle étude de cas publiée récemment par le partenaire de Hyland Software, HP.

Les processus administratifs manuels (surtout son processus de gestion de contrats dans le service DreamWorks Consumer Products) freinaient la productivité des employés, gaspillaient des ressources et provoquaient des retards, affectant ainsi la branche de production.

Chaque mois, des équipes s'efforçaient de vérifier et de valider plus de 200 contrats en appliquant un processus manuel délicat. Un processus qui, dans l’ensemble de l’entreprise, entravait la productivité et gaspillait des ressources, que ce soit en termes d’heures de travail ou d’espaces de bureau. Il était courant de voir des classeurs de 15 cm s'aligner sur les bureaux et occuper tout l’espace. La gestion des détails des contrats et le processus de validation des différentes versions pouvaient parfois prendre trois mois ou plus.

Recours à HP et OnBase pour solutionner le problème

Pour changer tout cela, DreamWorks a engagé HP et Hyland Software afin de rationaliser son processus de gestion de contrats et mettre en place une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) intelligente et stratégique.

Le projet DreamWorks comprenait la solution logicielle ECM de Hyland, OnBase détentrice de nombreuses primes, ainsi que le serveur IDOL (Autonomy Intelligent Data Operating Layer), ces deux ainsi combinés venaient améliorer le processus de révision et d’approbation des contrats, et mettre en œuvre la technologie MFP de HP comme mécanisme de capture.

La nouvelle solution de DreamWorks capture les documents électroniques et papier, les intègre dans des applications métier frontales et d'arrière-plan, puis automatise les flux de travail et permet un accès instantané aux données stockées dans le référentiel sécurisé et centralisé de OnBase. L'indexation en texte intégral d'Autonomy IDOL offre aux utilisateurs finaux un contrôle plus important, leur permettant de rechercher les informations dont ils ont besoin grâce à sa technologie de moteur de recherche puissante.

Finalement, DreamWorks a réduit d'un tiers la durée du cycle de gestion des contrats et envisage de nouvelles méthodes pour étendre sa solution ECM à toute l'entreprise, de la comptabilité aux achats en passant par le service gérant les marques commerciales et les droits d'auteur.

« J'ai des équipes qui arrivent en trombe dans mon bureau pour réclamer le logiciel car elles ne sont pas autorisées à demander de nouveaux classeurs», déclare Sarah Kaleel, chef de projets en technologie de l'information chez DreamWorks, dans l'étude de cas HP.

Gartner Magic Quadrant de la gestion de contenu d’entreprise