Capturez vos e-mails et fax et améliorez l’efficacité de vos processus

Une grande partie des informations essentielles concernant vos transactions métiers est stockée dans les boîtes E-mail. Toutefois, il ne fait aucun doute que assurer le suivi des toutes les activités effectuées par e-mail apparaît souvent comme une tâche quasiment impossible pour plusieurs raisons :

  • Le suivi devient difficile une fois que le même message est multiplié à travers les options « répondre à tous », « cc », « cci » etc.
  • Si vous n'avez pas le dernier e-mail de la conversation, alors vos informations ne sont pas à jour.
  • Ils posent un problème de conformité car une fois que la communication est terminée et qu’elle fait partie des dossiers de votre entreprise, il devient difficile de déterminer les e-mails qui doivent être sauvegardés et ceux qui doivent être détruits.

Ce processus peut être simplifié avec OnBase. En stockant les courriels importants dans OnBase, vous avez le contrôle total de la communication en partant de l’élément de correspondance d’origine. Les e-mails sont transmis aux personnes concernées avec en pièce jointe l’ensemble des échanges et de la documentation. Lorsque cette communication devient partie intégrante des dossiers de l'entreprise, aucune réflexion ou tâche supplémentaire n’est nécessaire car OnBase connaît exactement la marche à suivre.

Examinons les options de gestion de courriels proposées par OnBase.

Intégrations pour MS Outlook, IBM Lotus Notes et Novell Groupwise

Les informations contenues dans les e-mails sont essentielles pour la prise de décision. Malheureusement, le contenu des e-mails est souvent déconnecté des autres documents clés, ce qui oblige les utilisateurs à basculer constamment entre différentes applications pour réaliser des tâches importantes.

Avec OnBase, les employés peuvent:

  •  effectuer leur travail sans quitter l’environnement de messagerie électronique qui leur est familier
  • capturer e-mails et pièces jointes au moment de leur réception
  •  associer instantanément le contenu capturé aux transactions appropriées, déclenchant par la même occasion les processus métiers correspondants au moment opportun
  • accéder aux documents OnBase et effectuer les tâches d'approbation directement depuis leur boîte de réception
  • enfin, réduire les coûts de formation et de support technique et stimuler la productivité des utilisateurs.

Facile à adopter, contenu interconnecté, meilleure prise de décisions, intégrez OnBase dans votre application de messagerie ! 

Subscription Server

Il est courant que les requêtes urgentes des clients soient enfouies dans les boîtes e-mail de vos employés. Dans pareille situation, il est quasiment impossible d'assurer un suivi permanent et en temps réel de ces boîtes de réception, ce qui entraîne par ricochet la perte de nombreuses opportunités, en raison des retards de traitement.

Les e-mails et les pièces jointes capturés instantanément dans OnBase déclenchent automatiquement les processus métier appropriés et facilitent le traitement, ce qui élimine les retards coûteux et les opportunités perdues, et améliore la satisfaction des clients.

Adoptez OnBase et ne vous souciez plus de tous les éléments dispersés et cachés dans les boîtes de réception de votre entreprise.

Serveurs de fax

Lorsque des fax urgents n’atteignent pas les destinataires au moment voulu, les retards de traitement qui en résultent peuvent être à l’origine d’un service médiocre et d’opportunités perdues. OnBase automatise et accélère les processus déclenchés par la réception de fax ; en capturant, classant et stockant des copies électroniques des fax les plus importants et en éliminant les retards causés par une livraison manuelle. Cette solution contribue également à optimiser le retour sur vos investissements en serveurs de fax et fournit un accès immédiat au contenu urgent.

OnBase est actuellement optimisé pour l’intégration dans Biscom Faxcom et Esker Fax.

onbase