Numérisation de gros volumes et par lots

L'utilisation d'un système CRM implique la numérisation de gros volumes de documents papier. Vous aurez probablement besoin de numériser des milliers de pages stockées dans des boîtes ou des classeurs, ainsi que les centaines ou milliers de pages que vous recevez quotidiennement.

Vous pouvez aborder ces défis de deux manières différentes :

  1. Les employés de votre entreprise peuvent numériser ces documents
  2. Vous pouvez confier ces tâches de numérisation à une entreprise de numérisation

Option 1 : Numérisation des documents dans votre entreprise

Si vous choisissez de numériser vos documents en interne, vous devez d’abord déterminer le nombre de pages à numériser et la date à laquelle vous aurez besoin de ces documents numérisés. Une fois que cela est fait, vous devez :

  • Acheter le type et le nombre de scanners adaptés
  • Choisir le logiciel de numérisation dont le fonctionnement sera simple et intuitif pour vos employés
  • Embaucher et former le nombre requis d’opérateurs de numérisation pour :
    • Préparer les documents à numériser (retirer les agrafes, par exemple)
    • Organiser les documents par lots     
    • Numériser les documents
    • Indexer les documents

Avec OnBase, vous pouvez numériser vos documents sur le lieu de réception, puis les envoyer au format électronique. Pour éviter d’avoir à expédier les documents, vous avez simplement besoin d’une connexion Internet sur vos sites distants.

Document Imaging 

Si vos entrepôts sont remplis de documents papier (ce qui représente un coût élevé) et que vous recevez encore plus de papier chaque jour, vous vous demandez sûrement comment convertir tous ce contenu papier en documents électroniques !

Avec OnBase, vous pouvez rapidement numériser, indexer et archiver de gros volumes de documents directement dans votre système CRM. À l’aide des options hautement performantes de post-capture que propose OnBase, vous pouvez entièrement automatiser le processus, de bout en bout. Vous pouvez éliminer les tâches fastidieuses de saisie manuelle des données et rendre votre contenu instantanément accessible à tous vos employés. Vous accélérerez ainsi les cycles de vos processus métier.

Avec OnBase, la capture de documents prend une toute nouvelle envergure : volume élevé, vitesse élevée, efficacité élevée.

Disconnected Scanning

Dans l’économie mondialisée actuelle, de nombreuses entreprises travaillent à partir de multiples sites distants, certains ayant un accès réseau lent ou inégal. Le transport de documents papier depuis des sites distants vers un emplacement de numérisation central engendre généralement des coûts et des retards supplémentaires.

Grâce à OnBase, vous pouvez optimiser votre productivité et votre efficacité et accélérer les processus métier, en numérisant des documents sur le lieu de réception. Cette solution vous procure la flexibilité nécessaire pour télécharger des fichiers lorsque l'accès réseau est optimal et élimine les frais d'expédition et les risques de sécurité associés au transfert de documents papier.

Si vos documents sont numérisés plus tôt, vos processus métier seront bouclés plus rapidement.

OnBase propose également de nombreuses options pour automatiser le processus d’indexation. Cliquez ici pour explorer ces options.

Option 2 : Externalisation de vos tâches de numérisation vers une entreprise de numérisation de documents

Si vous choisissez cette option, vous devrez payer une entreprise externe pour effectuer la numérisation à votre place. Cela signifie que vous :

  • n’avez pas besoin d’acheter de scanners de gros volumes
  • n’avez pas besoin d’embaucher du personnel pour effectuer la numérisation
  • n’avez pas besoin d’acheter de logiciel de numérisation de gros volumes

Si vous choisissez d’externaliser vos tâches de numérisation, les services de numérisation de Hyland Software peuvent vous aider. Nous numérisons vos documents et nous vous les renvoyons au format électronique, avec un fichier contenant les valeurs d’index que vous avez spécifiées.

Ensuite, vos documents numérisés pourront être facilement importés directement dans OnBase à l’aide du module Document Import Processor.

onbase