Réduire voire éliminer l'indexation manuelle avec OnBase

Chaque document importé dans un système ECM doit être classé et indexé, et tout comme le classement d’un document papier dans un classeur, cela nécessite de la réflexion et de l’organisation pour obtenir de bons résultats. Vous devez d’abord déterminer la nature du document (un CV, une facture, relevés de notes, etc.), puis choisir les informations que vous utiliserez pour rechercher le document ultérieurement, telles que le nom du client, le nom de l’entreprise, la date ou un autre mot clé logique.

Tandis que la numérisation d’un document ne prend que quelques secondes, l’indexation du même document peut prendre plusieurs minutes, souvent parce l'employé chargé de l'indexation doit d'abord l’examiner, définir quelles informations saisir dans la solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM), puis les saisir manuellement dans le système. Cette méthode transforme l'indexation en un processus très lent.

De plus, il est capital que ces valeurs saisies soient exactes, sinon les documents seront classés de manière incorrecte, ce qui peut retarder le processus métier ultérieurement. En raison du temps passé à indexer les documents et à vérifier que les valeurs sont correctes, l’indexation peut devenir la partie la plus coûteuse de l’ensemble du processus métier.

OnBase a été spécifiquement conçu pour vous aider à réduire au minimum les coûts associés à l’indexation manuelle des documents, en limitant ou en éliminant complètement l’indexation manuelle.

Advanced Capture

Avec OnBase, vous pouvez indexer plus de documents plus rapidement, en réduisant le nombre d’employés nécessaires et les coûts associés. Les documents et les formulaires numérisés sont automatiquement indexés, ce qui limite le recours à l’indexation manuelle. Les documents deviennent immédiatement accessibles aux utilisateurs, accélérant ainsi vos processus métiers. OnBase réduit au minimum vos coûts d’indexation et maximise vos résultats d'indexation.

Barcode Recognition Server

Même avec du personnel hautement qualifié, l’indexation manuelle de documents requiert une main d’œuvre importante. C’est donc un processus coûteux, qui est souvent générateur d'erreurs.

Avec une station de travail OnBase unique utilisant des codes barres pour séparer, classer et indexer automatiquement vos documents numérisés, la saisie manuelle de données et les erreurs qui en découlent sont considérablement réduits.

Les fonctions de gestion de code barres qu'offre OnBase à travers son serveur de reconnaissance de codes barres permettent de réduire les coûts et d’optimiser l’efficacité de l’indexation.

Barcode Generator

Avec OnBase Bar code Generator, le générateur de code barres, vous pouvez classer et indexer vos documents numérisés sans passer des heures à saisir manuellement des données. Toutes les informations d’indexation requises sont capturées, de manière précise et efficace, directement à partir des applications métier, à l’aide d’un seul clic.

OnBase crée des pages de couverture avec codes barres, ce qui évite les coûts et les retards découlant d’une nouvelle saisie manuelle. Les erreurs de saisie de données sont réduites et les cycles des processus métier sont accélérés.

Ensembles de mots-clés à remplissage automatique

Même si vous aurez toujours à saisir quelques valeurs d’index, l'option Ensembles de mots-clés à remplissage automatique peut réduire considérablement le temps passé à indexer vos documents. Le plus souvent, les documents que vous indexez ont des valeurs de mots clés communs. Par exemple, lorsque plusieurs documents concernent un même client, ils ont en commun un certain nombre de valeurs d’indexation telles que l’identifiant du client, son nom, le code postal et le numéro de téléphone.

Lorsque vous utilisez l'option Ensembles de mots-clés à remplissage automatique dans OnBase, les valeurs communes sont saisies une seule fois, soit dans OnBase soit dans un autre système, puis sont réutilisées pour l’indexation des documents suivants. Pendant le processus d’indexation, OnBase demande uniquement la saisie de la première valeur unique, puis renseigne automatiquement les valeurs partagées identiques, vous évitant de les saisir à nouveau.

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