Solutions de conservation de dossiers et de conservation de documents

Introduction à « Governance Rules as a Service »

Automatisez la conservation de documents et améliorez la conformité avec Hyland et Iron Mountain®

“Plus de 50 % des entreprises considèrent l'automatisation de la conformité et de la gestion comme ‘‘extrêmement importante’’ ou comme un ‘‘modificateur d'accord’’, mais pour 70 % d'entre elles, les processus de gestion clés sont automatisés à moins de 50 %. ” –AIIM, recherche financée par Iron Mountain.  

Tant que les informations sont stockées, elles risquent de tomber entre de mauvaises mains. C'est pourquoi les stratégies de conservation de contenu et d'informations sont critiques.

Mais une stratégie exhaustive de conservation de documents peut impliquer une consultation juridique, qui peut s'avérer coûteuse et longue. Pour faciliter et révolutionner ce processus, Hyland a établi un partenariat avec Iron Mountain® pour créer la solution « Governance Rules as a Service » (GRaaS).

La solution Policy Center de Iron Mountain® est une plateforme de conservation basée sur le cloud et de gestion de la vie privée qui propose un moyen convivial de connaître vos obligations et de respecter la conformité. Une connexion directe avec OnBase permet d'appliquer les politiques de conservation au contenu concerné dans OnBase et d'éviter toute supposition. OnBase peut ensuite supprimer automatiquement le contenu en fonction de ces politiques, aider votre entreprise à rester en conformité, réduire le stockage de contenu et réduire les risques grâce à un travail et à une gestion manuels restreints.

En exploitant la solution Policy Center de Iron Mountain®, vous pouvez appliquer des réglementations de conservation agrégées, mises à jour et faciles à comprendre et des références à tous les documents pertinents dans OnBase.

Autrement dit, vous pouvez :

  • Garantir la conformité et comprendre facilement les politiques pertinentes. La solution Policy Center de Iron Mountain® agrège et met à jour régulièrement toutes les politiques de gestion des informations en expliquant simplement pourquoi elles sont importantes et comment faire pour les appliquer.
  • Augmenter l'efficacité liée à la conservation de documents. Parce que cette solution de bout-en-bout concerne à la fois l'agrégation de politiques pertinentes et la gestion et l'exécution des plannings de conservation de documents, vous êtes certain que votre entreprise est en conformité avec un minimum d'effort.
  • Réduire le risque en détruisant les documents. Les informations détruites par OnBase sont des informations auxquelles personne ne peut accéder, et qui ne peuvent donc pas tomber entre de mauvaises mains. La destruction automatisée de documents implique également moins de contenu pour les audits, une surcharge réduite des bases de données et un moindre risque d'amende.

Contactez-nouspour découvrir comment votre entreprise peut profiter d'une solution de conservation de documents de Hyland et Iron Mountain®..