Conservation et destruction de documents

Pour garantir la conformité à la législation, vous devez non seulement vous assurer que vos documents sont détruits au moment opportun mais également veiller à ce que vos documents ne puissent être supprimés de manière accidentelle ou malveillante.

À partir du moment où un document est introduit dans votre système OnBase, il reste sous contrôle complet avec un suivi non éditable des données. Le document est protégé tout au long de sa durée de vie et automatiquement détruit au moment opportun.

OnBase permet à votre gestionnaire de documents d’appliquer facilement vos plans et politiques de sauvegarde à vos documents et dossiers électroniques et de s’assurer que vos documents sensibles ne sont pas supprimés avant leur date d’expiration officielle.

Document Retention 

De nombreux documents actifs au sein de votre organisation, des relevés comptables aux contrats commerciaux en passant par les dossiers des employés, peuvent être conservés plus longtemps que nécessaire. Il est difficile de se rappeler avec exactitude la date à laquelle chaque document doit être purgé. Pourtant, conserver des documents trop ou pas assez longtemps comporte de nombreux risques potentiels.

OnBase met en œuvre une politique structurée de rétention des documents au sein de votre organisation, à travers la mise en place de processus cohérents et automatisés de rétention des documents nécessaires et de destruction de documents expirés. Vous avez ainsi la possibilité de réduire vos dépenses, de mieux gérer votre capacité de stockage et de réduire les risques de non-conformité en éliminant la rétention manuelle de documents.

Records Management

Conserver des dossiers au-delà de leur période de rétention légale comporte autant de risques sur le plan juridique que leur destruction prématurée.

Avec OnBase, la gestion complexe des dossiers n'a jamais été aussi simple. Ses calendriers de conservation flexibles répondent à toutes les exigences complexes, qu’il s’agisse de la législation ou de vos politiques internes. La destruction de documents expirés reste conforme à la législation en vigueur, ce qui réduit les risques juridiques et les coûts de la découverte. OnBase remplace les pratiques manuelles et inefficaces de rétention des documents par un processus entièrement automatisé.

onbase