Accès

Accédez facilement à votre contenu, où que vous soyez

Avec OnBase, vos informations viennent à vous et aux utilisateurs qui en ont besoin, où qu'ils soient, à partir de n'importe quel appareil ou application. Vos utilisateurs peuvent accéder au contenu selon la méthode qui leur convient le mieux. Cet accès permanent leur permet de travailler efficacement au bureau, mais aussi sur le terrain ou lorsqu'ils sont en déplacement.

En offrant aux utilisateurs les bonnes informations au bon moment, OnBase leur permet de prendre de meilleures décisions, d'offrir un service de qualité aux clients et d'assurer la continuité des processus, qu'ils opèrent sur un système OnBase dans le cloud ou déployé sur site.

Avec OnBase, les informations de votre organisation sont accessibles :

  • Sur une interface utilisateurs intuitive et personnalisée : vos utilisateurs ont à portée de clic leurs documents, formulaires, processus métier et rapports importants.
  • À partir d'une autre application : OnBase s'intègre aux autres applications métier telles que les systèmes ERP ou les produits Microsoft® Office, et permet ainsi aux utilisateurs d'accéder au contenu directement dans leurs interfaces habituelles.
  • À partir d'appareils mobiles : les applications OnBase pour les appareils mobiles vous permettent d'accéder instantanément aux informations, de prendre des décisions et de contrôler vos processus où que vous soyez, à partir d'un iPhone, iPad, d'un téléphone ou d'une tablette Android ou Windows.
  • Hors connexion: offrez à vos équipes sur le terrain la possibilité de récupérer, créer et mettre à jour des documents, de remplir des formulaires et de télécharger des photos lorsqu'ils sont hors ligne.
  • Aux tierces parties: offrez à vos clients, patients, étudiants, membres, et autres entités externes la possibilité de soumettre des formulaires, de consulter le statut d'un processus et d'accéder aux documents dont ils ont besoin.

L’accès optimisé au contenu ne représente qu'un des nombreux avantages du produit OnBase. Cliquez ici pour en apprendre davantage.

OnBase fournit toute une gamme d’interfaces logicielles permettant de répondre aux besoins de vos utilisateurs et de votre environnement.

Ces clients vous permettent d'effectuer des recherches et de trouver les informations recherchées grâce à un large éventail d’outils permettant d'éditer, de gérer et d'interagir avec vos données.

Client Unity 

Le Client Unity est notre principale interface logicielle; elle est simple d’utilisation et présente un aspect très similaire à celui des produits Microsoft Office 2007 et 2010. Avec ses barres d’outils et ses onglets intuitifs, les utilisateurs accèdent facilement à toutes les fonctionnalités, trouvent aisément et interagissent avec les informations dont ils ont besoin avec un minimum de formation. L’interface Client Unity permet également aux utilisateurs individuels de personnaliser leur interface de manière à accéder rapidement aux formulaires et fonctionnalités qu’ils utilisent le plus souvent. Les procédures d'installation et l’administration sont très simples. Les options de déploiement utilisent la technologie ClickOnce, pour une mise en œuvre rapide, que ce soit sur site ou sur des environnements hébergés.

Unity Briefcase pour l'accès hors ligne

Avez-vous des collaborateurs mobiles qui sont freinés dans leur travail du fait d'un accès réseau inégal et peu fiable ? Pouvez-vous garantir qu'ils travaillent toujours sur des versions précises et à jour des documents ? Ont-ils besoin de capturer efficacement les documents et formulaires créés au cours de leur déplacement ?

OnBase fournit une solution portable d’accès à tous vos documents utiles pour mener à bien votre activité à distance. Récupérez, créez et mettez à jour les versions les plus actuelles des documents et formulaires sans accès réseau, puis synchronisez simplement le contenu avec OnBase lorsque la connectivité est restaurée.

Client Web

Il s'agit de notre interface Web multi-navigateurs. Utilisant les protocoles http et https, cette interface fournit aux employés travaillant à distance, aux partenaires ayant accès à l'extranet, ainsi qu’à l’ensemble des clients; l'accès facile à OnBase. Le client Web OnBase est très facile à développer, il offre une vue personnalisée de votre contenu sur le portail et fournit un accès aux documents et formulaires électroniques à tout utilisateur qui en a besoin, même sans identifiant OnBase.

Client OnBase 

Le Client lourd OnBase est notre application basée sur Windows et dotée de nombreuses fonctionnalités. Elle a été optimisée afin de vous offrir une efficacité et une rapidité maximales lorsque vous traitez et travaillez avec d’importants volumes de documents sur le même réseau à haut débit que l’infrastructure OnBase.

Vos employés se servent la plupart du temps d'applications métiers pour l'exécution de leurs tâches quotidiennes. Il peut s'agir d'applications telles que les systèmes ERP, RH ou financiers. Le plus souvent, ces mêmes employés utilisent OnBase pour :

  • extraire un document utilisé pour la prise de décision
  • connaître le tout dernier statut d’un processus métier et effectuer des mises à jour dans le système dans lequel ils travaillent
  • effectuer des mises à jour dans OnBase relatives aux différentes activités et tâches effectuées dans leurs applications métier

Plutôt que d’obliger les utilisateurs à basculer constamment entre différentes applications pour effectuer leurs tâches, vous pouvez leur permettre d'accéder à OnBase directement à partir de l’application dans laquelle ils travaillent.

Cette démarche leur épargne d'avoir à suivre des formations intensives et longues car ils accèdent au contenu OnBase directement depuis leurs écrans habituels.

Pour en savoir plus sur l’intégration de votre système OnBase dans vos applications existantes, cliquez ici.

Vos employés passent-ils la majorité de leur temps à travailler directement dans leur système de messagerie ?

Ces mêmes employés utilisent OnBase pour :

  • Rechercher un document dans OnBase et le joindre à un message
  • Télécharger un document reçu par e-mail dans OnBase
  • Se référer à un document sauvegardé dans OnBase

Malheureusement, le contenu du courriel est souvent déconnecté des autres documents clés, forçant les utilisateurs à naviguer constamment d'une application à une autre pour accomplir des tâches importantes.

Cependant, grâce à OnBase, vos employés peuvent effectuer les tâches nécessaires sans quitter leurs boîtes mail! Sauvegardez e-mails et pièces jointes dans OnBase au fur et à mesure que vous les recevez. Associez instantanément ce contenu aux transactions correspondantes et déclenchez par la même occasion des processus métiers. Accédez aux documents OnBase et approuvez des requêtes directement à partir de votre boîte mail. Réduisez les coûts de formation et de support technique tout en stimulant la productivité des utilisateurs.

Que vous utilisiez Microsoft Outlook, Lotus Notes ou Novell Groupwise, OnBase s'y intégre à toutes ces applications sans problème.

Facile à adopter, contenu connecté, meilleure prise de décisions - Intégrez OnBase à votre messagerie !

L’accès instantané aux documents ne s’applique pas uniquement à votre personnel. Il arrive souvent que vous donniez l'accès à vos processus et documents OnBase à des personnes étrangères à votre entreprise.

Cette possibilité de fournir un accès externe procure des avantages immédiats à votre organisation grâce à :

  • l'utilisation d'un formulaire électronique en ligne, qui a pour avantage d'éliminer les dépenses et la perte de temps associées à l’impression et l’envoi de formulaires papier
  • la fourniture aux clients, de l'accès sécurisé aux documents en ligne, procurant davantage d’autonomie à vos clients
  • des mises à jour automatiques de statut envoyées par e-mail aux clients concernant leur activité dans OnBase, permettant de réduire le nombre de requêtes et d’augmenter la satisfaction des clients

Ces fonctionnalités sont disponibles avec tous les systèmes OnBase utilisant le serveur web et le service de distribution OnBase.

De plus, vous pouvez utiliser OnBase pour fournir un accès externe :

  • via des bornes libre-service dans vos agences permettant aux utilisateurs de s’inscrire et d’accéder à la documentation ;
  • ou via un accès en ligne public autorisant le téléchargement gratuit ou payant de documents.

La réalité du monde des affaires aujourd’hui fait que de nombreux décideurs stratégiques de l'entreprise passent une grande partie du temps sur la route et à l’extérieur de leur bureau.

Le manque d’accès aux données en temps réel paralyse vos processus. La prise de décisions doit attendre que les décideurs se connectent à nouveau, ou des solutions improvisées temporaires sont adoptées pour joindre un employé ayant l’autorité de prendre des décisions urgentes par e-mail ou par téléphone. Enfin,une fois la décision prise, il s’avère très difficile d'avoir une traçabilité de toutes les actions qui soutiennent cette décision.

En accédant à vos informations via vos appareils mobiles, vous êtes assuré que votre activité se poursuit de manière aussi efficace que possible, indépendamment du lieu où vous vous trouvez ou de celui de vos employés.

Le client OnBase mobile est aujourd’hui disponible sur tablette iPad, ainsi que sur les smartphones tels que iPhone, Android et Blackberry.

Unity Briefcase pour l'accès hors ligne

Avez-vous des collaborateurs mobiles devant supporter un accès réseau inégal et peu fiable ? Pouvez-vous garantir qu'ils travaillent toujours sur des versions précises et à jour des documents ? Ont-ils besoin de capturer efficacement les documents et formulaires créés au cours de leur déplacement ?

OnBase fournit une solution portable d’accès à tous vos documents utiles pour mener à bien votre activité à distance. Récupérez, créez et mettez à jour les versions les plus actuelles des documents et formulaires sans accès réseau, puis synchronisez simplement le contenu avec OnBase lorsque la connectivité est restaurée.