Révisez et signez vos documents

Lorsque vos documents sont stockés dans des partages de fichiers, dans Microsoft SharePoint, des boîtes e-mail et des postes de travail, vos employés sont le plus souvent amenés à adopter leur propre système improvisé de gestion des révisions. Cette solution improvisée consiste parfois à modifier le nom des documents et à les enregistrer à des emplacements différents. Cette dispersion des documents transforme très vite la gestion de vos documents en un véritable cauchemar.

Si certains de vos processus métiers nécessitent la signature de documents, il peut s’avérer problématique d’obtenir une signature physique sur un document électronique, mais plus problématique encore est la possibilité de vérifier que le document électronique n’a pas été modifié après son approbation.

Les outils offerts par OnBase permettent de simplifier la gestion des révisions et la signature de documents.

EDM Services


Il est important de savoir qui révise vos documents métiers clés et de suivre chaque modification apportée à vos fichiers. Avec toutes les modifications qui sont constamment apportées à vos contenus, il peut s'avérer difficile de s'assurer que les utilisateurs ont uniquement accès aux versions de documents les plus récentes. OnBase peut vous aider à garantir que tous vos employés, même le personnel distant, travailleront toujours avec la version la plus à jour de vos principaux documents Microsoft Office et images.

La solution OnBase vous permet de gérer facilement et à la fois, plusieurs éditeurs, plusieurs versions et plusieurs révisions.

Digital Signatures


Pour satisfaire aux exigences légales, vous avez souvent besoin d’obtenir l’accusé de réception légal de vos documents clés et de vous assurer qu'une fois signés, ces documents ne sont pas falsifiés ou modifiés après la confirmation de leur réception.

OnBase peut vous aider à éliminer le risque de modification frauduleuse des documents. OnBase se sert de certificats numériques pour assurer efficacement le suivi et la traçabilité de l’accusé de réception électronique ce qui permet de garantir également l’authenticité, l’intégrité et la protection de vos documents signés après autorisation.

Signature Pad Interface  


Si vos exigences de conformité imposent des signatures manuscrites, vous avez certainement à supporter des coûts d’impression juste pour obtenir des signatures physiques.

OnBase vous permet de capturer et d’apposer électroniquement des signatures pour vos documents et formulaires, à l’aide d’un appareil à stylet ! Cette méthode garantit que vos documents signés restent en sécurité et ne sont pas modifiés, et évite la mauvaise gestion et les retards liés au traitement de documents papier.

Avec OnBase, vous pouvez capturer des signatures manuscrites sans les désagréments de la paperasserie !