Gestion de documents douaniers : conformité et contrôle avec OnBase

Les courtiers en douanes doivent, en peu de temps et à moindre coût, faire entrer des marchandises importées d’un pays à l’autre, et ceci en toute conformité. La principale difficulté à surmonter pour atteindre cet objectif consiste à gérer efficacement les documents. Grâce à OnBase, la solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM), développée par Hyland Software, vous pouvez convertir vos documents papier en documents électroniques, les stocker dans un emplacement unique et y accéder par un simple clic.

Vous pouvez également utiliser OnBase pour automatiser vos processus douaniers, notamment les mainlevées, les entrées et les sorties, ainsi que l'enregistrement des opérations, afin de réaliser des économies sur chaque entrée et faciliter les initiatives de conformité.

Automatisation des processus afin de réduire les coûts pour chaque enregistrement et retard

Le transfert manuel de documents papier aux 15 à 25 personnes impliquées, et pour chaque processus d’entrée fait perdre un temps précieux au personnel et augmente les frais d’exploitation. En convertissant vos documents papier en fichiers électroniques, vous pouvez automatiquement transférer vos documents dans l’ensemble de votre entreprise, y compris vos bureaux implantés à l’étranger.

De cette manière, vos documents sont rapidement transmis d’une personne à une autre alors que l’équilibrage automatique de la charge de travail veille à ce que le travail soit acheminé au personnel disponible pour qu’il soit traité dans l’immédiat. Votre personnel devient alors plus efficace et plus productif, ce qui diminue les frais d’exploitation et les coûts pour enregistrement.

Gestion et rétention automatique des documents afin d'assurer la conformité aux réglementations sur la documentation des opérations douanières

En s’intégrant à vos applications logicielles de transport existantes, les solutions OnBase développées pour le commerce international vous épargnent également d'avoir à ressaisir les données et simplifient les processus d’entrée. La connexion de vos systèmes existants et la dématérialisation de vos documents vous permettent d’automatiser le flux d’informations au sein de votre organisation et de supprimer les tâches manuelles qui les ralentissent. Ceci permet de réduire vos frais d’exploitation pour chaque entrée et de traiter davantage de données avec un personnel réduit.

Offrez un meilleur service client

Une gestion documentaire rigoureuse est indispensable pour permettre aux courtiers en douanes de mener à bien leurs tâches. Compte tenu des délais de rétention préconisés  (5 ans aux Etats-Unis), et du montant élevé des amendes par entrée (près de 10.000 $ aux Etats-Unis) infligées aux importateurs ayant commis un manquement dans la gestion des documents conformément à la réglémentation douanière, il va sans dire que la conformité des documents douaniers est à prendre au sérieux.

OnBase enregistre automatiquement les personnes ayant consulté ou distribué des documents, ainsi que les actions effectuées sur ces documents. Il conserve également les documents et toutes les correspondances, communications et notes justificatives se rapportant à des périodes données et facilite la suppression de documents en temps voulu. Ainsi, vous êtes toujours assuré(e) que vos documents sont conformes aux politiques réglementaires.

Lorsqu’un importateur reçoit une demande des autorités douanières concernant des documents commerciaux, quelques secondes suffisent à votre personnel pour les identifier et les diffuser sans délai. Ceci permet également à vos clients de mieux se conformer aux normes et de respecter davantage les évaluations des autorités, car vous assurez un niveau de service client supérieur sans que votre personnel ait à y consacrer beaucoup de temps.


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