Économisez de l'argent : réduisez vos coûts et rentabilisez votre investissement ECM

Pour de nombreuses entreprises, investir dans une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) mobilise des capitaux financiers importants. Et, comme tout investissement de ce type, vous voulez être sûr que votre achat sera rentable, c’est-à-dire qu’il va générer un retour sur investissement (RSI).

Avec une solution logicielle ECM, certains coûts fondamentaux diminuent rapidement et de façon significative, grâce notamment à la diminution de la consommation de papier, au désencombrement de l'espace de bureaux à travers l'élimination du « stockage physique » de vos documents (vos armoires de classement et vos boîtes) et à la suppression d’autres services, comme le stockage hors site, le courrier, mais aussi les frais d’expédition, les microfiches, la création de films, etc.

Par exemple, un client du secteur industriel a mis en œuvre la solution logicielle OnBase de Hyland Software en l’intégrant à sa solution SAP, assurant ainsi la prise en charge de la comptabilité fournisseurs. Outre l’accélération du traitement des factures et de la résolution des problèmes, ce client a réduit sa consommation de papiers, le traitement manuel et les coûts de stockage en réalisant des économies estimées à 8 000 $ par mois.

L’ECM peut également créer un impact dans votre entreprise : 

  • En identifiant des rabais en cas de paiement anticipé sur les factures fournisseurs.
  • En garantissant que les remises contractuelles négociées sont appliquées pendant toute la durée du contrat. 
  • En supprimant les doublons de paiements versés aux fournisseurs. 
  • En permettant de résoudre les problèmes dès le premier contact, généralement à travers un seul appel entrant, sans avoir à utiliser des méthodes de recherche inefficaces et à rappeler la personne concernée.
  • En permettant d'assurer, de documenter et de prouver la conformité de l’entreprise vis à vis des réglementations en vigueur dans le secteur, dont le non respect expose l'entreprise à des sanctions financières.

Mais ce n’est pas tout. Qu’en est-il du coût total de possession ?

Bien que le prix soit un facteur majeur, comment déterminez-vous le coût global de votre solution ?
Il ne s'agit pas seulement du prix que cette solution ECM va vous coûter aujourd’hui (mise en œuvre). Mais aussi de ce qu'elle vous coûtera demain (modification, gestion, intégration, mise à niveau).

Les applications métiers (ECM, ERP, CRM, etc.) sont des actifs de grande valeur. De manière générale, elles sont utilisées quotidiennement dans l’ensemble d’une entreprise, sur une durée allant de cinq à 15 ans.

Baser le coût total de possession (TCO) de votre solution ECM sur les coûts de mise en œuvre initiaux revient à estimer que le montant de la facture d'hôpital délivrée à la naissance de votre enfant couvrira toutes les dépenses que vous aurez à effectuer pour élever cet enfant. Cet événement unique ne peut en aucun cas indiquer le coût total global.

Lorsque vous achetez une solution d’ECM, vous devez estimer sa valeur en vous basant non seulement sur ce qu’exige la mise en oeuvre de cette une solution, mais aussi sur tous les voies et moyens à mettre en œuvre pour que cette solution soit rentable sur le long terme. Posez-vous les questions suivantes :

  • Quels types de ressources aurai-je à allouer à cette solution pour en exploiter pleinement le potentiel ?
  • À mesure que j’étends ma solution ECM à d’autres départements et que mon entreprise se développe, pourrai-je moi même la mettre à jour ou alors devrai-je payer mon fournisseur pour qu’il y apporte les modifications nécessaires ?
  • Quel degré de programmation sur mesure sera nécessaire pour modifier ou mettre à niveau la solution ? De même, quel degré de programmation sur mesure sera nécessaire pour l’intégrer aux autres applications ?

Lors de l’estimation du coût total de possession, tenez également compte de la complexité du produit. Une solution ECM flexible, disposant d’un large éventail de fonctionnalités et facile à configurer avec peu, voire aucune programmation spécifique nécessaire est beaucoup plus économique et facile à gérer. Elle est plus rentable à long terme car toutes les fonctionnalités que vous recherchez sont à portée de clic. Vous n’avez pas à consacrer de temps encore moins de l'argent à la personnalisation d’une solution ou à la recherche d’un nouveau produit pour pallier les insuffisances de celle dont vous disposez.

Les décideurs en matière de technologie sont chargés non seulement de trouver une solution adéquate, mais aussi celle qui sera la plus économique à long terme. Une solution ECM ayant un coût total de possession bas permet d’investir dans d’autres projets, au lieu de continuer à dépenser de l’argent dans la gestion et la maintenance des applications existantes.

Gartner Magic Quadrant de la gestion de contenu d’entreprise