Pourquoi convertir votre solution ECM

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à remplacer votre solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) existante : la volonté de réduire vos coûts, de rentabiliser vos investissements informatiques, de gagner en efficacité et de réduire les risques métier et techniques engendrés par une solution obsolète et pas assez performante.

  • Le système que vous avez utilisé pendant des années est désormais trop coûteux ou trop complexe à entretenir. Frais généraux importants, services tiers coûteux ou coûts de développement spécifiques venant s’ajouter à vos frais de support et de maintenance annuels… Quelles qu’en soient les répercussions, gérer un système obsolète ou qui ne répond plus à vos besoins augmente votre coût total de possession (TCO). Les coûts opérationnels d’une solution logicielle ne représentent qu’une fraction du coût total de possession. Si votre solution ECM continue d’accumuler les coûts sans ajouter de valeur, il est temps d’envisager une conversion.
  • En plus de réduire vos coûts technologiques, une conversion vous permettrait d’aligner votre solution ECM et vos autres investissements technologiques stratégiques. Faire communiquer efficacement plusieurs systèmes entre eux peut s’avérer impossible si votre solution ECM fonctionne sur une plateforme obsolète qui difficile à connecter à d’autres systèmes métier de base (ex. : ERP, EMR, système d’information étudiant, système de gestion des réclamations ou autres applications métier).
  • Si votre système ECM actuel ne parvient pas à offrir les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin, ou si votre solution n'est plus capable d'évoluer en même temps que votre entreprise, la conversion représente la meilleure solution et une opportunité d’avoir accès à de nouvelles fonctionnalités : gestion du flux de travail, capture d'image, gestion de dossiers, intégration aux systèmes de messagerie ou aux appareils mobiles, etc. Sans ces capacités, vos processus métier ne pourront ni évoluer, ni s'améliorer.

Si votre fournisseur ne vous offre plus d’améliorations produit importantes ou si votre feuille de route produits ne correspond plus à vos besoins et que vous n’améliorez pas vos produits en continu pour répondre à l'évolution de votre entreprise, votre solution actuelle nécessitera des ajustements système longs et coûteux, qui augmenteront le coût total de possession de votre système. L’évolution et la croissance de votre entreprise ne feront qu'accabler votre solution ECM en entravant ses performances et son évolutivité, et impacteront la manière dont votre entreprise régit son activité.

Envisager une conversion ECM vous donne l’opportunité de trouver une solution qui, non seulement, répondra mieux aux besoins actuels de votre entreprise, mais qui vous aidera également à planifier l’avenir avec une feuille de route produits clairement définie, évoluant en fonction de vos besoins spécifiques.

Pour trouver cette solution, adressez-vous à un fournisseur ECM expérimenté entièrement dédié à la recherche et au développement produit, dotée d'une équipe interne d'experts spécialisés dans la conversion de bases de données, à la méthodologie éprouvée et disposant d’un ensemble d'outils efficaces en matière de conversion.

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