Accès

Un système ECM doit vous permettre d’accéder rapidement et facilement aux informations importantes dont vous disposez. Toute personne ayant besoin d’accéder à ce contenu doit pouvoir le faire facilement, qu'importe l’endroit où elle se trouve. Avec une solution ECM idéale, l’expérience utilisateur est:

  1. Personnalisée. Le logiciel ECM doit être intuitif. L’utilisateur doit pouvoir personnaliser son interface ECM afin qu'elle puisse s’adapter à, et refléter sa méthode de travail. Si vos utilisateurs ont la possibilité de personnaliser leur interface en plaçant à portée de clic les documents, les formulaires, les processus métier et les rapports dont ils ont besoin, ils pourront travailler plus efficacement.
  2. Intégrée. Très souvent, les principales applications dont vos utilisateurs se servent sont distinctes de votre système ECM. Lorsqu’ils ont besoin d’accéder depuis leur système ECM au contenu relatif aux informations affichées sur leur écran, vos utilisateurs ne devraient pas avoir à jongler entre deux applications. A cet effet, il serait très utile d'avoir un système ECM qui s'intègre à vos autres applications, comme Outlook, SharePoint, Office, à vos systèmes ERP et toutes vos applications importantes.
  3. Mobile. Votre solution ECM doit pouvoir rendre votre contenu accessible depuis un téléphone mobile ou une tablette. C’est une exigence fondamentale, car disposer à tout moment d'un accès instantané à vos informations quel que soit le lieu où vous vous trouvez a un impact significatif sur la productivité. Vos processus n'ont plus a être interrompus lorsque vos décideurs et employés mobiles sont en déplacement ou loin de leur poste de travail.
  4. Disponible hors connexion. Vos utilisateurs nomades sont ils freinés par des problèmes d'accès réseau inégal et peu fiable ? Offrez-leur un système ECM leur donnant la possibilité de prendre des photos et images et de récupérer, créer ou mettre à jour des documents et des formulaires. Vous leur épargnerez ainsi la perte de temps et d'énergie qu'ils consacrent d'habitude à la saisie des données à leur retour au bureau, car toutes les informations seront désormais automatiquement synchronisées dès l'instant où ils se reconnectent au réseau.
  5. Étendue. Il est déjà formidable que VOUS puissiez accéder à toutes vos informations, mais qu’en est-il de vos clients, de vos demandeurs et de vos étudiants ? Améliorez votre service client en offrant à vos clients la possibilité d'envoyer des formulaires, de suivre l'évolution de leurs requêtes et d’accéder à des documents en ligne. Bien plus que l'amélioration de votre service client, cette option vous permet également d'éliminer les pertes de temps et d'argent consacrés à l'impression et l'envoi des documents et des formulaires par courrier.
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