Capture

Votre solution ECM doit être capable de capturer n’importe quel type de fichier depuis n’importe quel emplacement physique et de classer automatiquement vos documents. Une solution ECM idéale doit pouvoir :

Capturer tous les types de fichiers

L'utilité d'un système ECM va bien au delà de la simple numérisation. Votre solution doit être capable de capturer l’ensemble de vos contenus, documents (papier et électroniques) et données importants dans un seul système.

Votre solution ECM doit conserver vos fichiers sous leur format d'origine et non convertir tous vos fichiers dans un seul format interne. Modifier le type de fichier limiterait votre champ d’actions sur votre contenu et vous empêcherait d’utiliser toutes les fonctionnalités des applications à partir desquelles ce contenu a été généré, entre autres Microsoft Word, Excel ou des logiciels CAD.

Capturer à partir de n’importe quel emplacement physique 

Votre solution ECM doit vous offrir la flexibilité nécessaire pour capturer de grands volumes de documents sur place, et vous éviter ainsi de perdre du temps et de l’argent à les transporter. Vous ne devriez jamais avoir à expédier vos documents vers un emplacement centralisé, mais simplement à les scanner dans un système. Après tout, c’est à cela que sert Internet !

Classer automatiquement vos documents

Les dépenses les plus importantes de votre entreprise sont engendrées par votre personnel, et non par vos logiciels. Chaque document que vous importez doit être classé et indexé. Votre fournisseur ECM doit être à même de vous offrir plusieurs options économiques afin de vous aider à minimiser ces tâches manuelles. Votre solution ECM ne doit exiger aucune tâche manuelle supplémentaire pour entrer vos documents dans le système.

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