Gestion

L’objectif des solutions ECM est d’optimiser vos processus et d’améliorer leur efficacité en supprimant toute perte de temps. L'atteinte de cet objectif nécessitera bien plus que l’automatisation de quelques simples décisions. Une solution ECM idéale doit :

Automatiser vos processus structurés

Votre solution ECM doit automatiser vos processus prévisibles et répétitifs. Certains processus, comme ceux ayant trait aux comptes fournisseurs, aux comptes clients et au processus de recrutement des employés, ont des résultats standardisés. Ces processus se composent généralement d’un grand nombre d’étapes répétées, qui peuvent être automatisées en fonction de décisions logiques. Du transfert de documents vers la personne adéquate, à la vérification de seuils définis pour une approbation en passant par la génération de documents basée sur les décisions prises, toutes ces actions peuvent être automatisées.

Vous devez rechercher une solution ECM qui vous permette de créer ces solutions sans avoir à effectuer une programmation spécifique. Votre fournisseur ECM doit mettre à votre disposition un outil de conception visuel configurable afin que vous puissiez créer ces processus vous même.

Regrouper vos informations non structurées

Les documents ne sont pas les seules sources d’information importantes. Si des exceptions se produisent dans vos processus standardisés, les informations générées doivent être capturées. Des remarques et rappels, le raisonnement expliquant chaque décision et la correspondance avec les clients en sont des exemples. Si vous ne pouvez pas gérer tous ces éléments dans votre système ECM, ces informations importantes seront éparpillées dans des tableurs, des e-mails, des bases de données Access ou encore des post-it collés sur des documents papier.

Vous devriez vous assurer que votre système ECM vous permet de capturer et de gérer TOUTES les informations liées à un processus métier et pas uniquement les documents passant par lui.

Rationaliser le Case Management 

De nombreux processus relatifs au Case Management ne sont pas aussi prévisibles ou standardisés. Ils reposent sur le savoir-faire et la discrétion d’un personnel qualifié qui définira le travail à accomplir et désignera la personne qui devra s'en charger.

Gartner Magic Quadrant de la gestion de contenu d’entreprise