Avez vous plusieurs versions de documents à gérer ?

Si votre entreprise opère dans la commercialisation de produits ou la prestation de services et que vous disposez d’un réseau d’agents commerciaux représentant ces produits ou services, posez-vous cette question : comment votre entreprise peut-elle prospérer si chacun de vos représentants commerciaux travaille à partir d’une liste de prix différente ? Ou si certains utilisent des contrats ou des bons de commande obsolètes ?

La réponse est simple : elle n’y parviendrait pas, à moins de fournir des efforts considérables. Ajoutez à cela les questions juridiques, les problèmes de conformité et le nombre incalculable de versions qui peuvent exister pour un document « final », et c’est le mal de tête assuré.

Oubliez le temps où vous perdiez le contrôle de vos documents critiques. Confiez la gestion de vos documents et le contrôle des versions et révisions de ces documents à une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Avec une mise en œuvre stratégique, les entreprises toutes tailles confondues peuvent centraliser la gestion de leurs documents métiers en constante évolution et offrir une option de synchronisation hors ligne à leurs utilisateurs distants, afin que chacun puisse accéder à la version la plus à jour des documents.

Prenons l’exemple d’un grand hôpital aux États-Unis. Sans norme de suppression des politiques obsolètes, le personnel de laboratoire n'était jamais informé de l'adoption d’une nouvelle politique ou la mise à jour d’une ancienne politique. Grâce à la solution OnBase de Hyland Software, les différentes politiques sont sauvegardées et contrôlées dans un référentiel local. L’hôpital peut donc savoir quel directeur médical a validé une politique et quand cette dernière a été mise en oeuvre, et les nouveaux employés sont sûrs de recevoir la version la plus récente de chaque politique qui les concerne.

Ce n'est pas tout : si une politique doit être révisée, il est possible d’envoyer une ébauche pour évaluation au décisionnaire concerné. Une fois considérée comme définitive, cette politique est envoyée par le système à un directeur médical pour approbation. Après 11 mois, OnBase émet un rappel au responsable concerné afin de l’informer qu’une révision annuelle est nécessaire. De cette façon, le personnel n’a plus à se demander quelle politique a besoin d’être révisée, ou à attendre une approbation via des documents papier. Les politiques sont toujours mises à jour dans les délais, permettant ainsi à l’hôpital de rester conforme à la réglementation.

Ce dernier point est crucial pour l’hôpital qui doit se préparer aux audits du College of American Pathologists (l'association des pathologistes américains) ou de l’American Association of Blood Banks (l'association américaine des banques de sang).

L’avantage de pouvoir gérer la création, la révision et la distribution de documents métier critiques est justement de pouvoir gérer la création, la révision et la distribution de documents métier critiques. Finis, les imbroglios avec les clients ou partenaires travaillant à partir d’anciennes versions. Finies, les notes papier importantes qui disparaissent. Bénéficiez enfin d’une solution qui vous permet de garantir la cohérence et l’exactitude de vos documents !