Ayez une traçabilité de toutes vos informations

Être envahi par la paperasse est une chose. Mais être submergé d'informations en est une autre. Après tout, le papier est quelque chose que la plupart des entreprises souhaitent éliminer.

Les informations par contre, sont le moteur de toute entreprise compétitive. Plus il y en a, mieux c'est. Mais ceci n’est plus vrai si elles sont désorganisées, mal classées ou si des documents critiques disparaissent.

Lorsque nous parlons de documents critiques, nous entendons tout document important pour une entreprise. Si vous travaillez dans le secteur des services financiers, les documents d'hypothèque et de prêt sont critiques. Pour les sociétés d’assurance, tout document associé à une réclamation et au traitement des réclamations est décisif aussi bien en termes de chiffre d’affaires que de service client. Pour le secteur de la santé ? Tout ce qui implique le patient. Quelle que soit la taille de votre entreprise, les dossiers des employés et vos politiques d'entreprise sont d'une importance capitale pour le département des ressources humaines.

Imaginez alors le bouleversement si un lien venait à manquer dans la chaîne d'informations. Et nous ne faisons pas seulement référence aux dossiers papier. Les fichiers électroniques (e-mails, feuilles de calcul ou documents Word) décentralisés, mal organisés ou difficiles à récupérer peuvent aboutir à autant de perte de productivité, de temps et de travail en double.

La Colorado Housing and Finance Authority (CHFA) en sait quelque chose. Alors qu'elle croulait sous des montagnes de papier (les dossiers de projets pouvaient atteindre 300 pages, voire plus), la mise en place d’une solution de gestion de contenu d'entreprise lui a permis d’améliorer la gestion de ses dossiers. Cette solution a réduit le temps mis à la récupération d'un dossier de projets de 12 minutes à 10 secondes, rendant le personnel de l’entreprise trois fois plus productif. La durée d'audit a été réduite de plusieurs jours à quelques heures. En plus, la CHFA n'a plus à se préoccuper de la perte de documents.

Comment ? Grâce à une solution ECM transactionnelle qui permet de gérer l’intégralité du cycle de vie des documents, de la saisie à la destruction. Les documents sont centralisés et sont consultables via une fonction de recherche. Avec la solution adaptée, ils sont automatiquement associés au compte, client, patient, employé correspondant.

Et ce n'est pas tout; les documents en dehors du monde électronique, notamment les fiches et les prélèvements des patients, ainsi que les documents de prêt d'origine, sont également facilement gérés.

En définitive, votre solution ECM doit vous permettre de mieux organiser l’ensemble de vos données, électroniques et autres, et d'avoir une traçabilité de tous les documents critiques.