Augmentez la productivité de vos employés en automatisant vos processus métier

Nous avons une petite histoire que nous nous racontons dans nos bureaux, celle d’un client qui, avant la mise en œuvre de sa solution de gestion de contenu d'entreprise, avait un seul moyen de transmission des dossiers entre les bureaux : un employé à temps plein se servant d'une voiturette de golf comme moyen de locomotion entre bureaux.

Il s'agit là d'une histoire vraie. Les différents départements et services chez ce client en particulier (une administration publique) étaient répartis dans un certain nombre de bâtiments. Lorsqu'un dossier (fiscal, juridique, ressources humaines) devait être transféré d'un service à un autre, l'employé sautait dans une voiturette de golf et emmenait le dossier à sa destination.

C'était ça son travail.

Cette histoire est l'illustration parfaite d'une tâche à faible valeur ajoutée.

La plupart des entreprises ont leurs propres versions de tâches à faible valeur ajoutée. Ces tâches impliquent souvent le transfert de documents papier d'une personne à la suivante. Prenons un autre exemple, celui d’une institution financière en plein essor. Le nombre de ses adhérents augmentait au même rythme que ses piles de papier (demandes de crédit, profils d'adhésion et autres documents).

Tous ces documents papier étaient stockés physiquement au siège de l’entreprise. Par conséquent, à chaque fois qu'un employé d'une filiale avait besoin d'accéder au dossier d’un adhérent (qui attendait au guichet), un employé du siège devait rechercher le dossier, y trouver le document en question et le faxer à la filiale.

Arrêtez-vous un instant pour visualiser le scénario. Pensez au temps perdu sur les tâches à faible valeur ajoutée telles que appeler le siège, trouver quelqu'un pour récupérer le dossier, trouver le document en question, le faxer et vérifier le document une fois réceptionné.

Maintenant, pensez au client s'impatientant au guichet et à l’impact de ces tâches sur la durée du service et la satisfaction des clients.

Les responsables de la coopérative de crédit savaient que l'abolition de ces tâches à faible valeur ajoutée mettrait un terme aux déboires liés à la paperasserie. Mais plus important encore, cela améliorerait considérablement le service client. Et avec une solution de gestion de contenu d'entreprise intégrée sans effort au système central, cette coopérative de crédit est parvenue à atteindre ce résultat.

Désormais, les employés peuvent accéder instantanément aux informations et aux dossiers de leurs adhérents. Le temps précédemment absorbé par les appels téléphoniques, les envois par fax et l’attente (tâches à faible valeur ajoutée) est désormais consacré à aider les clients à atteindre leurs objectifs financiers (tâches à forte valeur ajoutée).

Pour ce faire, cette institution en particulier utilise un outil de gestion du workflow. Cet outil traite automatiquement le travail et offre une grande facilité de configuration pour s’adapter en toute sécurité à l’activité de cette entreprise à croissance rapide. Seules les personnes autorisées peuvent y accéder au moment opportun. Cet outil permet d’améliorer le service client grâce à des temps de réponse plus rapides, de réduire les coûts en libérant le personnel des tâches manuelles et de favoriser l’adoption de pratiques métier cohérentes qui garantissent fiabilité et conformité.

Vous voulez commencer à élaborer votre propre solution ECM ? Sachez que vous le pouvez ! Car la meilleure solution de gestion de contenu d'entreprise commence à petite échelle et évolue au même moment que l'entreprise. Pourquoi ne pas commencer par la gestion des dossiers et les intégrations logicielles ?