Gérer des documents papier envahissants

A partir de quel volume, les documents papier de votre entreprise deviennent-ils envahissants ? La réponse est parfois subjective. Pour certains, c’est une pile de dossiers dans leur casier. Pour d’autres, c’est un bureau rempli d’armoires de classement qui pourraient être utilisées à meilleur escient.

Et si nous parlions de dossiers papier disséminés dans plusieurs services sur une longueur de plus de 25 km ? Et d’un processus métier interférant avec des soins médicaux ? Incroyable, mais vrai ! telle est la situation dans laquelle l'un de nos clients travaillant dans le secteur de la santé se trouvait avant l'adoption de notre solution ECM. Eprouvez-vous les mêmes difficultés pour gérer vos documents papier ?

Si tel est le cas, cela n'a rien de surprenant.

Les documents papier, comme les formulaires, les CV, les reçus, les bons de commande, les factures, etc., sont synonymes de perte de temps dans une entreprise, due surtout à la manière dont cette entreprise gère ces documents. Les ressources humaines, la comptabilité fournisseurs et clients, la gestion des installations et même le sacro-saint service client, tous subissent les effets de la méthode employée pour la gestion des documents papier. La lenteur du traitement, les difficultés d’extraction des fichiers, la fragmentation des informations, la duplicité du travail, toutes nuisent à la productivité et sont la bête noire du service client de toute entreprise qui souhaite rester compétitive.

De plus, les documents papier envahissent votre espace de travail. Un client de Hyland, TCP Inc., fabriquant de technologies d'éclairage à faible consommation énergétique, stockait auparavant ses dossiers dans un entrepôt servant principalement à stocker ses produits. Puisque les dossiers étaient empilés, lorsqu'un employé avait besoin d’y accéder, il devait demander à un magasinier habilité à les récupérer, qui y accédait à l’aide d’un chariot-élévateur. Ce processus était une perte de temps pour l’employé qui devait accomplir une tâche à faible valeur ajoutée et qui interrompait le flux de travail régulier du magasinier.

Après la mise en œuvre d'une solution de gestion documentaire pour lutter contre sa consommation de papier, TCP a supprimé toutes les étapes inutiles et inefficaces de ses processus opérationnels et administratifs. Elle a mis en place un processus dématérialisé de saisie des commandes, éliminant ainsi le besoin d'imprimer 125 000 feuilles de papier par an, réduit par cinq le délai moyen de paiement et économisé l’équivalent du salaire de quatre employés à temps plein.

Soyons clairs sur un point. Aucune solution de gestion de contenu d’entreprise ne va entièrement se substituer aux documents papier de votre entreprise. Il y aura toujours des documents papier et ces derniers ne disparaîtront pas de si tôt. Mais vous n'avez pas à être envahi par le nombre considérable d’informations que votre entreprise doit gérer.

Une solution de gestion documentaire intelligente et intuitive peut collecter, organiser et indexer en toute transparence la multitude de documents et de contenus dont vous disposez et vous offrir une vue à 360 degrés de l'ensemble de ces informations pour une prise de décision éclairée.

Si vous souhaitez en savoir plus, commençons par élaborer votre solution ECM. N’ayez aucune crainte. Nous pouvons commencer par une solution à échelle réduite. Nous nous intéresserons tout d’abord à la gestion de vos documents.