Stratégie « zéro papier » et amélioration de la qualité de service : Toyota témoigne de la mise en place de la Solution OnBase.

Spécialiste du financement automobile, Toyota France Financement a été créé en 1997 pour accompagner et sécuriser l’achat des automobiles Toyota.

Fidèle à son image, Toyota décline ses valeurs dans tous les domaines de l’entreprise : la qualité, la compétitivité, l'innovation et les services.

Toyota Financement gère des milliers de dossiers de financement qui sont commercialisés par les concessionnaires: de l’étude d’acceptation jusqu’à la mise en paiement puis durant toute la vie des contrats.

De nombreux échanges de documents sont donc nécessaires chez les concessionnaires puis chez Toyota Financement.

En 2006, les documents papiers relatifs aux 40 000 contrats étaient stockés au siège de Toyota France Financement induisant des problèmes de place, de mauvais classement ou encore de perte de contrats.

Comment multiplier par 2 le nombre de contrats gérés tout en répondant à 30 à 40 000 nouvelles demandes de financement par an ainsi qu’en en raccourcissant le délai de réponse ?

La solution

Toyota retient alors le système de gestion de contenu OnBase qui lui permet à Toyota de lancer la stratégie « zéro papier » en numérisant les contrats client originaux.

La mise en place de la solution OnBase a permis différents types de gains :

  • Gains de productivité avec un accès immédiat aux documents numérisés,
  • Gains en termes de sécurisation maximale des documents,
  • Gains en termes de traçabilité des actions avec un suivi de l’activité en temps réel,
  • Des économies directes dues à la réduction de la consommation de papier et d’impression de documents,
  • Une meilleure traçabilité et auditabilité des processus et contrôles mis en place

Aujourd'hui, grâce à la solution OnBase, ce sont près de 80 000 dossiers et 30 à 40 000 nouvelles demandes de financement qui sont gérées par an, avec un délai de réponse de moins de 4 heures.

Pour maintenir, faire évoluer et optimiser la solution, Toyota Financial Services France s’appuie sur la société Numerial, partenaire intégrateur de Hyland, créateur d'OnBase.