Suite di integrazione con SAP ArchiveLink

Grazie a Integration Suite for SAP ArchiveLink è possibile collegare le transazioni aziendali con i relativi documenti all'interno della vostra organizzazione. Invece di andare alla ricerca delle informazioni in casellari o file condivisi, gli utenti possono accedere ai documenti di supporto direttamente dalla barra degli strumenti nelle schermate SAP, accorciando così i tempi di ciclo senza aggiunta di alcun costo di formazione.

Poiché l'integrazione di OnBase e SAP è attivabile a partire da quasi tutte le transazioni SAP, le imprese possono collegare documenti e dati in ambiti che abbracciano l'intera struttura aziendale, dal conto fornitori al conto clienti, dall'ufficio risorse umane alla gestione dei contratti dei fornitori, dalla gestione delle risorse a molti altri settori ancora.

Sincronizzazione in tempo reale fra SAP e OnBase

L'integrazione fra SAP e OnBase può inoltre avvenire a livello di dati. Quando un utente aggiorna un'immissione in SAP, OnBase viene aggiornato automaticamente in background; e, naturalmente, allo stesso modo qualsiasi modifica apportata in OnBase si riflette subito in SAP. L'integrazione di OnBase e SAP mantiene tutte le vostre attività perfettamente sincronizzate, affinché dobbiate passare meno tempo a gestire dati, documenti e processi.

Come ridurre i tempi di elaborazione delle fatture con SAP: il caso Moen

L'ufficio contabilità di Moen, uno dei principali produttori di accessori e articoli per la cucina e il bagno degli Stati Uniti, decise di utilizzare SAP per migliorare la gestione dei dati contabili, tuttavia fatture cartacee, distinte di spedizione e ordini d'acquisto continuavano a dover essere rintracciati manualmente. In caso di problemi durante la verifica di una fattura, e questo succedeva mediamente più di 350 volte ogni mese, l'incaricato allegava ai documenti un modulo arancione e il tutto veniva ritornato, attraverso la posta interna, alla persona che aveva originato l'acquisto. Anche se essa rispondeva rapidamente, questo processo manuale spesso aggiungeva settimane alla procedura di pagamento, e inoltre non era facile da monitorare.

Ora, fatture e documenti di supporto vengono digitalizzati e le immagini sono conservate in OnBase. Gli addetti al conto fornitori possono visualizzare istantaneamente i documenti mentre continuano a lavorare in SAP. Qualora sorga un problema, l'incaricato genera automaticamente un'email che viene inviata alla persona responsabile, e l'intero processo è monitorato automaticamente attraverso il flusso di lavoro di OnBase.

"Non abbiamo più pile di fogli ammucchiate sulle scrivanie", afferma Wendy Cambarare, capo dell'ufficio contabilità. "In ogni momento sappiamo cosa ogni persona ha nella propria coda, quali problemi devono essere risolti e cosa si sta facendo per risolverli". Inoltre, grazie alla soluzione OnBase, Moen risparmia 8.000 dollari al mese.

Accesso ai documenti in SAP con un semplice clic del mouse

Con OnBase, informazioni e documenti associati alle transazioni sono accessibili direttamente dal sistema ERP. Comunicazioni di posta elettronica, immagini digitalizzate, documenti elettronici, moduli e qualsiasi altra informazione di cui abbiate bisogno per elaborare le transazioni sono immediatamente disponibili nel sistema aziendale. Durante l'acquisizione, OnBase importa automaticamente valori dai dati operativi delle transazioni, eliminando l'indicizzazione manuale dei documenti e accorciando così ulteriormente i cicli dei processi di business.

Gartner MQ