In che modo OnBase può aiutarti a centrare i tuoi obiettivi di conformità all’GDPR?

Le organizzazioni possono utilizzare la piattaforma informativa aziendale OnBase per creare soluzioni in grado di supportare le iniziative di conformità all’GDPR. Una varietà di funzionalità preconfigurate, opzioni di configurazione flessibili e controlli di sicurezza integrati offrono l’agilità necessaria per orientarsi nel mutevole panorama della privacy dei dati.

OnBase supporta le iniziative di conformità all’GDPR delle organizzazioni, riguardanti:

  1. Sicurezza e protezione dei dati: l’GDPR richiede alle società di adottare misure ragionevoli per la protezione delle informazioni sensibili e personali. Nella piattaforma OnBase, la sicurezza è parte integrante della progettazione, dallo sviluppo al supporto post-implementazione. Un team dedicato presiede alla sicurezza delle applicazioni, apportando continui miglioramenti ai protocolli di sicurezza. Le nostre prassi di sicurezza, unite a potenti funzioni di crittografia, assicurano che le informazioni critiche, come i dati e i documenti personali, siano protette in ogni loro stato: archiviazione, utilizzo e transito tra server. Sono inoltre incorporate caratteristiche, come criteri restrittivi sulle password e gestione granulare dei diritti, che consentono di controllare con precisione chi può accedere alle informazioni e l’utilizzo che ne può fare.
  2. Diritto alla cancellazione e gestione dei registri: le organizzazioni possono utilizzare OnBase per tutelare i diritti alla privacy delle persone attraverso funzionalità sicure di archiviazione, protezione e distruzione delle informazioni. Queste funzionalità consentono di rispettare gli obblighi relativi alla privacy prescritti dall’GDPR, ad esempio il diritto delle persone alla cancellazione dei propri dati (“diritto all'oblio”). Attraverso regole predefinite, OnBase può automatizzare l’intero processo di gestione dei registri, dalla creazione dei documenti alla dichiarazione dei record fino all’eliminazione/rimozione finale. La razionalizzazione della conservazione e distruzione dei documenti contenenti dati personali consente di applicare le politiche aziendali, riducendo o eliminando le sanzioni associate all’accumulo di record scaduti. Le organizzazioni possono definire periodi di conservazione in base ai requisiti normativi, oppure attivare l’eliminazione automatica in base a un evento o a una richiesta specifici.
  3. Ottimizzazione dei processi relativi alla conformità: per migliorare i processi relativi alla conformità GDPR sono disponibili funzionalità configurabili di automazione dei flussi di lavoro e gestione dei casi, come il monitoraggio delle informazioni sui documenti archiviati, l’invio di promemoria sugli audit imminenti, la gestione della procedura di richiesta del consenso e di evasione degli obblighi sul “diritto all'oblio”, la notifica alle parti interessate di violazioni della sicurezza o di perdite di dati. Le organizzazioni possono progettare soluzioni per monitorare la registrazione di controlli, audit, risultati, deviazioni e azioni correttive, con dashboard di report che offrono la massima visibilità di queste aree per un miglioramento continuo. OnBase può anche aiutare le organizzazioni a gestire politiche e procedure interne a supporto dell’GDPR. La distribuzione automatica delle politiche, la conferma digitale da parte dei destinatari e i report sulle conferme e le inadempienze consentono alle organizzazioni di accertarsi che i dipendenti siano aggiornati sulle più recenti normative riguardanti la privacy dei dati.
  4. Gestione e rintracciabilità dei dati: l’GDPR richiede che le organizzazioni gestiscano in modo sicuro ed efficiente i dati sensibili e personali degli individui; a questo riguardo, è fondamentale la capacità di produrre dati specifici in risposta a una richiesta. OnBase consente di associare tag con metadati correlati al contenuto. Le informazioni possono essere conservate con il documento stesso e utilizzate per collegare in modo dinamico tutti i contenuti correlati, dando agli utenti gli strumenti necessari per trovare rapidamente tutte le informazioni relative a un determinato cliente, caso, incidente o richiesta.
  5. Preparazione agli audit e creazione di report: per assistere le organizzazioni nel raggiungimento della conformità GDPR e nella preparazione agli audit, OnBase registra ogni volta che un utente accede, visualizza, modifica o esegue un’azione su un documento o un record dati. I responsabili e i manager autorizzati hanno accesso ai registri di audit per verificare che chiunque acceda a informazioni personali si attenga agli standard dell’organizzazione o del settore. Le informazioni per gli audit possono inoltre essere rese disponibili ai revisori esterni attraverso un sito Web sicuro, per aiutare a evitare costose sanzioni, ottimizzare gli audit e supportare le misure di conformità aziendale e settoriale.

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