Revisione e firma dei documenti

Quando i documenti si trovano in file condivisi, siti Microsoft SharePoint, caselle di posta elettronica e PC, spesso i dipendenti fanno ricorso a propri sistemi improvvisati di controllo delle revisioni. Se i nomi dei file vengono modificati, e i file sono salvati in posizioni diverse, gestire i documenti si trasforma ben presto in un vero e proprio incubo.

Nel caso di processi di business che richiedono la firma dei documenti, potrebbe risultare più complicato del previsto ottenere una firma fisica su un documento elettronico e controllare che tale documento non è stato modificato dal momento della sua approvazione.

Gli strumenti offerti da OnBase sono in grado di trasformare la gestione della revisione dei documenti e la loro firma in attività senza trabocchetti.

Servizi EDM

È importante sapere chi rivede i documenti aziendali chiave e tenere traccia di ogni modifica apportata ai file. Con contenuti in costante evoluzione, è imperativo poter garantire che gli utenti accedano a informazioni aggiornate. OnBase può aiutarvi ad assicurare che tutti i dipendenti, anche quelli che lavorano in remoto, stiano sempre utilizzando la versione aggiornata di documenti Microsoft Office e immagini chiave.

Programmi di modifica dei contenuti, versioni e revisioni possono essere gestiti con estrema facilità da OnBase.

Firme digitali

Onde soddisfare i requisiti normativi, è spesso necessario ottenere il riconoscimento legale dei documenti aziendali più importanti, garantendo allo stesso tempo che i documenti sottoscritti non vengano successivamente falsificati o alterati.

OnBase può aiutarvi a eliminare i rischi associati all'alterazione fraudolenta dei documenti. Il riconoscimento elettronico viene efficientemente gestito utilizzando certificati digitali, che garantiscono l'autenticità, l'integrità e la protezione dei documenti firmati dopo l'autorizzazione.

Interfaccia con dispositivi di acquisizione delle firme

Se i requisiti normativi vi obbligano ad utilizzare firme autografe, state probabilmente sostentendo costi di stampa unicamente per poter apporre firme fisiche ai documenti.

OnBase vi consente di acquisire e applicare elettronicamente le firme ai documenti e ai moduli utilizzando una speciale penna digitale. Questo garantisce la sicurezza e l'integrità dei documenti, eliminando nel contempo i possibili ritardi e gli inconvenienti associati ai documenti cartacei.

Con OnBase, la firma resta uguale: cambia soltanto il supporto!