Riduzione o eliminazione dell'indicizzazione manuale

Ogni documento importato in un sistema ECM deve essere classificato e indicizzato, e come avviene per l'archiviazione di una pratica cartacea in un casellario, i migliori risultati si ottengono dedicando all'impresa la giusta attenzione e il necessario rigore organizzativo. Dapprima occorre definire il documento: di cosa si tratta? Un curriculum vitae, una fattura, un libretto universitario? Quindi sarà necessario scegliere quali informazioni verranno usate per successivamente cercare il documento, per esempio il nome del cliente o dell'azienda, una data o qualsiasi altra parola chiave logica.

Mentre occorrono soltanto alcuni secondi per eseguire la scansione di un documento, la sua indicizzazione può richiedere alcuni minuti poiché, spesso, qualcuno deve perlomeno dargli un'occhiata, determinare cosa immettere nella soluzione per la gestione dei contenuti aziendali (ECM) e, infine, digitare manualmente questi dati nel sistema. Questo può rendere il processo di indicizzazione molto lento.

È inoltre essenziale che tali valori siano precisi,altrimenti i documenti saranno archiviati in modo scorretto, rallentando i processi di business successivi.

Il tempo necessario a indicizzare i documenti e controllare che i valori siano corretti può rendere questa la fase più costosa dell'intero processo di business.

OnBase è stato specificamente progettato per contribuire a ridurre al minimo i costi associati all'indicizzazione manuale dei documenti, e in alcuni casi per eliminare totalmente l'indicizzazione manuale.

Funzioni avanzate di acquisizione

Con OnBase è possibile indicizzare più documenti più rapidamente, utilizzando meno personale e a costi minori.

Documenti e moduli digitalizzati vengono indicizzati automaticamente, riducendo il numero di operatori necessari ad eseguire lo stesso compito manualmente. I documenti diventano immediatamente accessibili agli utenti, ciò che rende più rapidi i vostri processi di business.

OnBase riduce al minimo i costi legati all'indicizzazione e ne massimizza i risultati.

Server di riconoscimento dei codici a barre

Anche avvalendosi di addetti altamente competenti, l'indicizzazione manuale dei documenti richiede un elevato impiego di manodopera, è costosa e tende in ogni caso a generare errori.

Grazie a una singola workstation OnBase che utilizza codici a barre per separare, classificare e indicizzare automaticamente i documenti aziendali, l'immissione manuale dei dati, e quindi gli errori degli utenti, sono notevolmente ridotti.

Le capacità di gestione dei codici a barre di OnBase riducono al minimo i costi e massimizzano l'efficienza dell'indicizzazione.

Generatore di codici a barre

Il generatore di codici a barre OnBase consente di classificare e indicizzare i documenti digitalizzati senza trascorrere ore a immettere manualmente i dati. Tutte le necessarie informazioni di indicizzazione sono acquisite direttamente, e in modo preciso ed efficiente, a partire dai sistemi line-of-business mediante un singolo clic con il mouse.

OnBase crea pagine di copertina con il codice a barre, riducendo in modo significativo i costi e i ritardi associati alla ribattitura manuale. Gli errori di immissione dei dati diminuiscono, mentre i cicli dei processi di business diventano più rapidi.

Application Enabler

Collegare fra loro documenti che risiedono su sistemi aziendali diversi è un processo lento, complicato e spesso costoso. OnBase consente di integrare rapidamente sistemi aziendali e contenuti mediante configurazioni "point-and-click" invece che utilizzando codici personalizzati.

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Set di compilazione in automatico delle parole chiave

Benché dovrete comunque sempre digitare alcuni valori di indicizzazione, l'uso di set di compilazione in automatico delle parole chiave può ridurre notevolmente la quantità di tempo dedicata a indicizzare i documenti. Spesso succede di dover indicizzare documenti con valori di parole chiave simili. Per esempio, quando più documenti si riferiscono a un unico cliente, ognuno di tali documenti condividerà alcuni valori di indicizzazione identici, quali il codice cliente, il nome, il CAP e il numero di telefono.

Quando i set di compilazione in automatico delle parole chiave vengono utilizzati in OnBase, i valori condivisi sono immessi una sola volta, in OnBase oppure in un altro sistema, e quindi riutilizzati per l'indicizzazione dei documenti successivi. Durante il processo di indicizzazione, OnBase chiederà all'utente di immettere soltanto il primo valore univoco e quindi compilerà automaticamente i valori condivisi identici, che non dovranno quindi essere digitati ripetutamente.

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