Acquisizione di email e fax per aumentare l'efficienza dei processi

Una buona parte delle comunicazioni più importanti concernenti le transazioni aziendali sono conservate nelle caselle di posta elettronica. Mantenere il controllo di tutte le attività dell'azienda che avvengono via email sembra spesso un compito pressoché impossibile per vari motivi:

  • Può rivelarsi difficile mantenere traccia dei messaggi poiché ne vengono generate copie multiple quando sono inoltrati o copiati a destinatari supplementari e le risposte sono inviate a tutti i destinatari.
  • Si potrebbe non essere in possesso dell'ultima email nella conversazione, e pertanto le informazioni conosciute saranno parziali o non aggiornate.
  • A fronte dei requisiti normativi, e dopo che ilciclo di comunicazioni è stato chiuso ed è diventato parte della documentazione aziendale, può essere difficile identificare quali messaggi possono essere eliminati e quali, invece, devono essere conservati.

OnBase è in grado di semplificare questo complesso processo. Archiviando le email importanti in OnBase, è possibile avere il controllo completo sulle proprie comunicazioni, a cominciare dal primo anello della catena nella corrispondenza. Le email, con tutte le attività di conversazione e i documenti allegati, vengono instradate verso i destinari corretti. Quando queste comunicazioni entrano a far parte della documentazione aziendale, nessuno sforzo mentale o lavoro extra è necessario, poiché OnBase sa già come comportarsi.

Di seguito vengono descritte le opzioni che OnBase vi mette a disposizione per la gestione delle email.

Integrazioni per MS Outlook, IBM Lotus Notes e Novell Groupwise

Le informazioni contenute in un messaggio di posta elettronica sono essenziali per i processi decisori delle imprese. Purtroppo, i contenuti delle email sono sovente scollegati da altri documenti chiave, ciò che obbliga gli utenti a costantemente passare da un'applicazione ad un'altra per portare a termine compiti importanti.

Con OnBase, i dipendenti possono svolgere il loro lavoro senza uscire dagli ambienti familiari di posta elettronica. Messaggi email e allegati possono essere acquisiti quando vengono ricevuti e collegati istantaneamente alle relative transazioni, attivando i processi di business al momento opportuno. È possibile accedere ai documenti OnBase, così come alle attività di approvazione da completare, direttamente dall'applicazione email. Questo riduce al minimo la formazione e i costi di supporto di OnBase, migliorando allo stesso tempo la produttività degli utenti.

Integrare OnBase nelle applicazioni di posta elettronica: è facile da apprendere a usare, contribuirà a collegare i contenuti aziendali e vi consentirà di adottare decisioni migliori.

Subscription Server

Richieste urgenti inviate dai clienti possono finire "seppellite" nelle caselle di posta elettronica disseminate nella vostra organizzazione. È praticamente impossibile monitorare permanentemente queste caselle e, di conseguenza, il rischio che si corre è quello di perdere opportunità a causa dei ritardi di elaborazione.

Email e allegati acquisiti istantaneamente da OnBase attivano automaticamente i processi di business e rendono più rapido il trattamento dei dati, eliminando costosi ritardi e mancate opportunità e migliorando di riflesso la soddisfazione dei vostri interlocutori.

Grazie a OnBase potete dormire sonni tranquilli, senza più preoccuparvi di ciò che è celato nelle caselle postali.

Server fax

Quando fax urgenti non giungono al destinatario corretto per tempo, i conseguenti ritardi possono tradursi in servizi di scarsa qualità e opportunità perse.

OnBase automatizza e accelera i processi basati sui fax, acquisendo, classificando e memorizzando copie digitali delle comunicazioni fax business-critical, eliminando così i ritardi associati al loro invio manuale. Questo contribuisce inoltre a valorizzare al massimo gli investimenti in server fax e a consentirvi di accedere immediatamente ai contenuti ritenuti urgenti.

OnBase è attualmente ottimizzato per l'integrazione con Biscom Faxcom e Esker Fax.

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