Generazione e distribuzione dei documenti

Dopo aver organizzato e archiviato in una postazione centrale i documenti, sovente occorre inviarli ai clienti OnBase può rendere questo processo estremamente semplice, generando lettere personalizzate oppure creando testi basati su documenti e dati esistenti, consentendo di distribuire rapidamente il materiale a clienti e collaboratori anche in formato elettronico.

Scoprite di seguito quali sono le opzioni che OnBase vi offre per ottimizzare la generazione e la distribuzione dei documenti.

Composizione di documenti

OnBase permette sia di ridurre il numero di operazioni manuali necessarie per creare i documenti, sia di consegnarli ai clienti più rapidamente.

Il modulo di composizione dei documenti di OnBase automatizza la crezione dei documenti e riduce i costi della comunicazione scritta. Rapidità e precisione nella generazione dei documenti sono ottimizzate attraverso l'uso di dati di sistema esistenti, frammenti di documenti Word e l'input dell'utente. Modelli standardizzati possono essere applicati ai documenti al fine di preservare l'organicità dell'immagine, dell'identità e dei valori dell'azienda.

I processi manuali, lenti e costosi, di creazione dei documenti possono ora essere sostituiti da procedure di composizione automatizzate, precise ed efficienti!

Composizione di documenti sottoforma di immagini

La compilazione di moduli cartacei rimane una componente di molti processi di business, anche per le imprese che hanno adottato la dematerializzazione.. Questi moduli devono essere digitalizzati, archiviati e quindi collegati a contenuti in altri sistemi.

OnBase standardizza la creazione e la compilazione dei moduli originati da sorgenti cartacee trasformandoli in immagini digitali. I documenti sottoforma di immagini TIFF dei moduli digitalizzati fungono da punto di partenza per ogni nuovo documento. Le interrogazioni delle base dati, l'input degli utenti e i campi OnBase sono configurati come parte integrante del modello del modulo. Vengono quindi configurati, e aggiunti al modello, campi per l'importazione di dati nel documento. Dati provenienti dalle sorgenti più disparate sono fusi nel modello di modulo e il documento contenente l'immagine finale può quindi essere generato.

OnBase può aiutarvi a creare moduli cartacei conformi e coerenti contenendo i costi.

Fatture sottoforma di immagini

Riducete la durata dei cicli di riscossione e migliorate il flusso di cassa inviando tempestivamente le fatture ai vostri clienti. OnBase raccoglie tutti i documenti necessari, li consolida e quindi genera un documento composto da una singola immagine. I documenti consolidati possono essere distribuiti via email in formato PDF o spediti come documenti cartacei. OnBase consente inoltre di stampare codici a barre per l'invio della posta registrata.

Migliorate l'assistenza al cliente, riducete al minimo le dispute concernenti le fatture e rispondete più rapidamente e più efficientemente alle richieste dei clienti inviando fatture digitalizzate.

Pubblicazione su CD/DVD/Blu-ray

Le aziende costruiscono relazioni con i propri clienti, partner e distributori scambiando con loro informazioni commerciali essenziali. Questo scambio è spesso inefficiente e richiede un notevole impiego di manodopera per raccogliere e spedire o inviare tramite posta elettronica un numero elevato di documenti.

OnBase facilita la condivisione dei contenuti consentendovi di trovare rapidamente i documenti che state cercando (e che potrebbero includere, per esempio, il rendiconto finanziario mensile di un cliente e tutti i relativi documenti) ed elaborarli digitalmente per una facile distribuzione. I vostri clienti riceveranno quindi i documenti, insieme all'applicazione OnBase per visualizzarli, su un singolo CD, DVD o disco Blu-ray.