Conservazione e distruzione dei documenti

Nel rispetto delle normative vigenti, le organizzazioni non solo devono accertarsi che i documenti vengano distrutti al momento giusto, ma anche che i documenti non possano essere eliminati accidentalmente o illecitamente.

Non appena un documento viene acquisito dal sistema OnBase, è tenuto costantemente sotto controllo e lascia dietro di sè una "traccia" non modificabile di dati. Il documento è protetto durante l'intero ciclo di vita e viene automaticamente distrutto quando è necessario farlo.

OnBase consente al responsabile della documentazione e dell'archiviazione di applicare i piani e le prassi di conservazione normalmente adottati dall'organizzazione ai documenti e ai record elettronici, garantendo che i documenti sensibili non vengano eliminati prima della scadenza del periodo di conservazione ufficiale.

Conservazione documentale

Molti dei documenti attivi nell'organizzazione, dai rendiconti finanziari ai contratti commerciali, alle informazioni riguardanti i dipendenti, potrebbero, nel tempo, essere diventati inutili. È spesso difficile ricordare con esattezza quando ciascun documento deve essere distrutto, tuttavia i rischi associati al conservare per un tempo insufficiente (o per troppo tempo) un documento sono innumerevoli.

OnBase consente di applicare una politica omogenea di conservazione dei documenti all'intera organizzazione, definendo processi automatizzati di ritenzione dei documenti necessari e di distruzione di quelli scaduti o inutili. Eliminando le procedure di conservazione manuali potrete ridurre le spese, lo spazio riservato all'archiviazione fisica e i rischi di non conformità normativa.

Gestione dei documenti aziendali

Conservare documenti per troppo tempo, così come eliminarli anzitempo, costituisce un rischio legale.

Grazie a OnBase, tutto si semplifica. L'implementazione di programmi flessibili di conservazione è in grado di soddisfare anche le esigenze più complesse, da quelle poste dalle normative nazionali e internazionali alle prassi interne dell'organizzazione. La distruzione di documenti scaduti è un mezzo di prova ammissibile che consente di ridurre i rischi e i costi associati alla comunicazione legale. OnBase sostituisce le inefficienti procedure manuali di conservazione dei dati con un processo completamente automatizzato.

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