File storage e archiviazione

OnBase consente di archiviare i file elettronici in qualsiasi file share scopribile sulla rete, dai semplici server di file Windows o Linux fino ai dispositivi di storage creati appositamente. Questo significa che non dovrete acquistare costose soluzioni di archiviazione unicamente per il sistema OnBase.

L'architettura di OnBase è stata concepita per non farvi perdere un singolo dato, senza per questo obbligarvi ad acquistare altro software. OnBase vi consente di avere un numero illimitato di copie attive online di ogni file archiviato in OnBase. In caso di problemi hardware o guasti alla rete che impediscono di accedere ai server di file principali, OnBase mette immediatamente a disposizione le copie secondarie: i tempi di indisponibilità sono un ricordo del passato!

È opportuno notare che OnBase non memorizza i documenti nella base di dati in formato blob. In questo modo, la base di dati gestisce i metadati mentre i server di file e gli altri dispositivi di archiviazione gestiscono i file elettronici. Questa separazione fra dati e documenti consente al sistema OnBase di funzionare sempre al massimo dell'efficienza, indipendentemente dal fatto che sia utilizzato come piccola soluzione di reparto oppure in tutta l'azienda, semplificando inoltre la manutenzione e i processi di backup.

Fate clic sui link che seguono per scoprire alcune delle opzioni di archiviazione create per soddisfare ogni vostra esigenza di business.

Platter Management

Un'archiviazione efficiente dei documenti aziendali chiave è alla base di ogni sistema informatico. Gestire l'archiviazione di milioni di documenti può essere complicato e se tali documenti elettronici non sono immediatamente disponibili, non possono essere impiegati efficacemente.

Con OnBase è possibile ottimizzare la strategia di archiviazione e configurare e gestire facilmente soluzioni avanzate di archiviazione e disaster recovery, inclusi il backup, la migrazione, l'esportazione e l'eliminazione dei file. Continuità, sicurezza e scalabilità dei processi di business possono essere garantite attraverso la memorizzazione di copie multiple dei file in postazioni fuori sede; a ciascuna classe documentale può essere assegnato il supporto a dischi adeguato al fine di ridurre al minimo i costi di archiviazione e massimizzare l'accessibilità.

Anche nel caso di eventi catastrofici o di guasto del centro dati, OnBase è sempre in grado di garantire l'accesso alle vostre informazioni critiche.

EMC Centera

Se la vostra organizzazione utilizza già la piattaforma EMC Centera per l'archiviazione, OnBase consente di ulteriormente rafforzare la sicurezza e l'integrità dei dati e dei contenuti aziendali. Le funzionalità di ridondanza incorporate di Centera assicurano la completa disponibilità dei documenti e riducono il tempo da dedicare alla creazione di backup. È inoltre possibile proteggere i contenuti di OnBase dagli accessi non autorizzati mendiante la funzione Content Addressing di Centera e conservare i contenuti memorizzati in Centera secondo i piani di conservazione stabiliti per OnBase.

IBM Tivoli

Eliminate i costosi ritardi associati a documenti mancanti, distrutti o eliminati consentendo a OnBase di memorizzare i vostri documenti e backup su supporti controllati dal sistema IBM Tivoli Storage Manager. L'integrazione di OnBase in IBM Tivoli è facile da eseguire e gestire ed elimina la necessità di installare Tivoli su ogni stazione di lavoro. I file possono così essere archiviati su differenti tipi di supporti e copiati per la conservazione fuori sede, garantendo in questo modo sia la conformità normativa, sia la continuità delle vostre attività.

KOM Networks KOMpliance

Hyland Software e KOM Networks hanno lavorato insieme per offrirvi la possibilità di integrare OnBase nel sistema KOMpliance. OnBase Integration for KOMpliace integra in modo perfetto la soluzione di storage sicura e antieffrazione di KOMpliance con la soluzione per la gestione dei contenuti aziendali (ECM) OnBase, per consentirvi di securizzare, proteggere e garantire la conservazione delle informazioni digitalizzate in KOMpliance.

Unendo la familiarità di OnBase all'interfaccia standard del file system di KOMpliance, questa integrazione offre la semplicità di accesso ai dati, l'archiviazione sicura e la protezione dei file che ci si aspetta da un file system standardizzato. Documenti, immagini e record registrati in KOMpliance possono essere gestiti a partire da OnBase, con funzionalità che includono la gestione automatizzata dei file e la gestione delle regole di tutela della riservatezza e dei blocchi di conservazione dei documenti in base alle azioni eseguite.

Senza richiedere operazioni specifiche di installazione o configurazione, diventa tuttavia più facile rispettare i requisiti legali e mitigare i rischi inerenti la perdita e la corruzione dei dati o la loro eliminazione accidentale; anche qualora eventi simili si producano, non influiranno sui processi di business e i flussi di lavoro esistenti.

Valorizzate ulteriormente i vostri investimenti nella tecnologia KOM Network e create un livello supplementare di ridondanza per la vostra soluzione di archiviazione sicura.

Trasferimento dei documenti

Se la vostra organizzazione è suddivisa in business unit separate, succursali o divisioni internazionali, trasferire documenti essenziali a tutte le entità può rivelarsi più complicato di quanto si immagini.

OnBase invia e riceve grandi volumi di documenti secondo programmi predefiniti, eliminando i costi e i ritardi associati alla condivisione dei contenuti. I singoli sistemi OnBase sono in grado di mantenere il controllo dei propri documenti, ma tali file potranno essere trasferiti elettronicamente dagli utenti.

Esportazione dei contenuti su CD/DVD/Blu-ray

La riduzione al minimo dei tempi di fermo è essenziale per garantire un'elevata produttività. Ogni minuto perso si riflette sulla redditività dell'azienda. Nel caso di disastri naturali, guasti hardware o errore umano, ridigitalizzare e ricreare documenti aziendali critici non solo richiede tempo ma spesso va al di là delle possibilità finanziarie di molte organizzazioni.

Onde assicurare un'efficace disaster recovery, onBase può copiare unicamente i documenti, o i documenti e i metadati, su supporti ottici. Se ciò si rendesse necessario, le risorse aziendali critiche potranno essere rapidamente ripristinate al fine di garantire la continuità delle vostre attività.

Non lasciate che i tempi di inattività intacchino la produttività della vostra organizzazione. Con OnBase, la perdita catastrofica dei dati non si trasforma in perdita di ricavi.

Archivio email per Microsoft Exchange

Di pari passo con l'utilizzo sempre maggiore della posta elettronica nelle attività aziendali, evolvono anche le normative riguardanti l'archiviazione dei contenuti elettronici. Ogni giorno, in base alle dimensioni, le organizzazioni inviano e ricevono centinaia o migliaia di email, e ognuno di questi messaggi entra a far parte della documentazione aziendale che è necessario conservare, in particolare se si vogliono evitare potenzialmente rischiose controversie legali.

Al fine di gestire efficientemente i messaggi email, e allo stesso tempo mitigare i possibili rischi, OnBase memorizza una copia di tutti i messaggi in entrata e in uscita in un repository ricercabile. I contenuti delle email possono essere facilmente recuperati in caso di azioni legali. Grazie a OnBase non è più necessario ripristinare e ricercare le informazioni desiderate in antiquati nastri di backup.

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