ドリームワークス、業務・契約書管理プロセスの改善にHPとハイランドによるソリューションを活用

ドリームワークスアニメーションは、素晴らしいストーリーを伝えるために技術的な境界線を押し広げることで知られています。

しかし、ハイランドソフトウェアのパートナーであるHPが昨今発表したお客様事例によると、つい最近まで同社の管理部門では同様のことが当てはまらない状況でした。

ドリームワークスの消費者製品部門における手作業の業務プロセス、特に契約書管理プロセスは、従業員の生産性を低下させ、経営資源を消耗し、様々な遅れを生じさせ、製作部門にも影響を及ぼしている状態でした。

毎月、担当チームは1カ月当たり200件以上に及ぶ契約書の確認と承認を困難な手作業のプロセスで行っていました。 このプロセスは、各部門のスタッフの時間からオフィススペースまで様々な経営資源を消耗し、生産性に悪影響を与えていました。 厚さ15センチのバインダーがデスクに積み上げられ、オフィスに収まりきらない書類が廊下に並ぶ光景が日常化していました。 契約書の詳細な調整や様々なバージョンの承認を行う作業は、時には3カ月以上を要することもありました。

HPとOnBaseによるソリューションの導入

このような状況を打開するために、ドリームワークスはHPとハイランドソフトウェアの協力のもと、高性能で戦略的なエンタープライズコテンツマネジメント(ECM)による契約書管理プロセスの合理化に踏み出しました。

このドリームワークスのプロジェクトでは、HPのMFP技術を情報のキャプチャ方法として導入するとともに、契約書の確認と承認プロセスを改善するために、数々の賞を受賞したハイランドのECMソリューションOnBaseがAutonomy Intelligent Data Operating Layer(IDOL)と併せて展開されました。

ドリームワークスの新しいソリューションでは、電子ドキュメントと紙ドキュメントを取り込んでフロントエンドまたはバックエンドの業務アプリケーションに連携させた上でワークフローを自動化し、OnBaseのセキュアに一元管理されたリポジトリに保存されたデータに即時にアクセスすることができます。 Autonomy IDOL フルテキストインデックスによる強力な検索エンジン技術によって、エンドユーザーはより効果的に必要な情報を見つけることができます。

最終的に、ドリームワークスは契約書管理の業務サイクル時間を3分の1短縮することができ、現在、会計、調達、知的財産部門など、組織全体にECMソリューションを展開するための新しい方法を検討中です。

「社内ではファイルキャビネットを追加することが禁止されており、一刻も早くソフトウェアを導入することを多くのチームから懇願されている状態です。」とドリームワークのITプロジェクトマネージャー Sarah Kaleel氏はHPによる事例で述べています。

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