ECMの構成要素

真のECMの価値は、スキャン、保存、検索を行うシンプルなソリューションの領域を大きく超えるものです。 以下に挙げる6つのECM構成要素には、理想的なソリューションに含まれるべき機能が網羅されています。

キャプチャ、プロセス、アクセス、連携・統合、数値化、保存

ECMソリューションに各カテゴリーの要素を含めることで、その価値を最大化することができます。

以下のセクションでは、様々なECM製品を検討する上で考慮すべき重要な条件を各カテゴリーごとに説明しています。

キャプチャ

ハイランドソフトウェアのOnBase ECMソリューションでは、実際の保存場所に関わらず、様々なファイルタイプの文書を取り込んで自動的に分類することができます。

管理

ECMは業務プロセスを最適化し、無駄な時間を排除することで効率性を改善します。

連携・統合

ECMソリューションは、SAP、Microsoftといったその他の重要なアプリケーションと連携・統合可能である必要があります。 お使いの他のアプリケーションと連携・統合することで、新しいソフトウェアへの移行をよりスムーズに行うことができ、必要な情報を見つけるために画面を何度も切り替える手間を排除し、手作業のデータ入力によるミスを低減することができます。

アクセス

ECMソリューションは、重要な情報に素早く簡単にアクセスすることを可能にします。 また、コンテンツへのアクセスが必要なすべてのユーザーに対し、どこからでも簡単なアクセスを提供します。

数値化

ECMソリューションは、IT部門やデータベース管理者に依存することなくソリューション内の情報とアクティビティを監視・把握し、レポートの提供が可能である必要があります。

保存

理想的なECMソリューションは、組織のデータの冗長性を手頃な価格で提供し、文書保有規定をユーザーには見えない形で自動的に実施することができます。