管理

理想的なECMソリューションは、業務プロセスを最適化し、無駄なタスクを排除することで効率性を向上させます。これは、単純な決定事項を自動化するだけでなく、次の様な機能を提供します。

構造化プロセスの自動化

優れたECMソリューションは、予測可能で反復するプロセスを自動化します。 例えば、買掛・売掛処理や従業員の採用プロセスのように毎回、同じステップを繰り返し行う場合、論理的なルールを設定することで、業務を自動的に進行させることができます。適切な担当者への文書の転送、事前設定された基準値に基づく承認確認、決定内容に応じた文書の作成などのタスクを自動化します。

さらに、高性能のECMソリューションは、ユーザーが自身で簡単にプロセスを構築できる視覚的なデザインツールを提供し、カスタムプログラミングを必要とせずに構築が可能です。

非構造化情報の集約

典型的なプロセスにおいて例外が発生した場合、その裏付けとなる情報を確保することが重要です。文書に添付するメモや通知、意思決定の根拠となる書類、お客様とのやりとりなどがその例です。これらの情報を単一のECMソリューションで管理することで、様々な情報を有効に活用することができます。

際立ったECMソリューションは、業務プロセスで使用される文書だけでなく、関連するすべての情報を取り込んで管理します。

ケース管理の強化

状況に応じて行うプロセスの場合、プロセスの進行を容易に予測または標準化できません。 このようなプロセスでは、特定の適任者のノウハウと判断に依存してプロセスを進行する必要があります。

卓越したECMベンダーは、ケース管理ソリューションを提供することで、適任者の知識を必要とせずに事前に予測することが困難な問題事項や重要な例外事項(=ケース)を効果的に解決します。 一元管理された単一のシステムを使用して、データ記録、文書、フォーム、履歴、電話内容、更新情報、見解、タスク、イベントなど、様々なケースに関連するあらゆる情報を360度の多角的な視野から提供します。

これらの情報は、すべて標準化されたプロセスに使用するアプリケーションと同じアプリケーションで管理されるため、情報が失われることはありません。また、監査可能な利用履歴も提供します。

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