ECMソリューションの変更を検討する理由

さらなるコスト削減、既存のIT投資の有効活用、作業効率の改善、新機能を利用した事業・ITリスクの軽減などが、既にお使いのECMソリューションを他製品に変更する理由のいくつかです。

  • 過去数年間活用されたシステムは、旧式化することで保守が複雑化し、多大な費用が生じます。年間の保守サポート費以外にも多額の管理費、外部業者によるサービス料、カスタム開発費などが発生して総所有コストがさらに増加します。ソフトウェアソリューションの本番稼働化にかかる費用は、使用期間全体の総所有コストの一部に過ぎません。旧式のECMソリューションが付加価値を提供することなく費用だけが増加するようであれば、ソリューションの変更を検討する必要があります。
  • 変更理由には、IT経費の増大だけではなく、既存のECMソリューションと他のIT投資との連携も挙げられます。ECMソリューションのプラットフォームが旧式化している場合、ERPやEMR、学生情報システム、保険金支払管理システムなどの主要な業務システムと簡単に統合できないため、複数のシステムを効果的に活用できません。
  • ソリューションを変更する理由には、既存のECMシステムでは必要な機能を提供できない、組織の成長に合わせてソリューションを拡張できないため、ワークフロー、イメージキャプチャ、記録管理、Eメールシステムやモバイルデバイスとの連携といった新機能を導入することが不可能な点も挙げられます。これらの新機能なくして業務プロセスをさらに改善させることはできません。
レガシーソリューションでは、ベンダーが提供する製品のエンハンスメントやベンダーの製品ロードマップを利用できないため、組織の継続的なニーズに対応できず、一時的な対処でシステムを稼働させることに多大な時間を要し、システムの総所有コストがさらに累積する結果となります。組織の変化や成長に合わせて既存のECMソリューションが臨機応変に対処できない場合、パフォーマンスや拡張性は失われ、組織が目指す事業運営の妨げともなってしまう可能性があります。

ECMの変更を検討することは、今日の組織のニーズに適合するとともに、明確な製品ロードマップによって組織の将来的な計画を支援し、組織の特定ニーズに合わせて進化できるソリューションを見つける最良の機会であるといえます。

そのようなソリューションは、製品研究開発への妥協ない取り組みを行い、実証済みの変換ツールセットとメソドロジーを持つ社内のデータベース変換チームを備えた経験豊富なECMベンダーによって提供されます。

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