ROIを実現し、コストを節約

ECMソリューションへの投資は、多くの企業にとって大きな設備投資です。 どのような設備投資であっても、確実に投資を回収できるという確信が持て、高い投資回収率(ROI)の実現が重要となります。

ECMソリューションを活用すると、紙消費量の削減、文書の物理的な保管場所が不要になることで空くスペースの有効活用、社外の保管場所の使用料や郵便・宅急便代、マイクロフィッシュやフィルムの作成費用の節約など、即時に大きなコスト削減を実現できます。

OnBaseソリューションを買掛業務に導入し、既存のSAPソリューションと連携させたある製造業の場合、請求書の処理と問題の解決を迅速化したことで月々$8,000の費用の節約を実現しました。

この他にも、ECMによって以下のようなコスト削減が可能です。

  • 買掛請求書の早期支払いに適用される割引の活用
  • 契約に際して合意した割引を契約期間全体に渡って確実に適用
  • 支払い重複の排除
  • お客様からの初回の問い合わせで即時に問題を解決し、非効率的な調査や折り返し連絡する手間を排除
  • 業界の規制に対するコンプライアンスを実証・文書化し、不適合の場合に課される罰金を回避

総所有コストについて
ソリューションの総所有コストを考える上で、ソリューションの価格は確かに主要な要素ですが、その他にも留意する点がいくつかあります。例えば、実装に伴う費用以外にも、ソリューションの変更、維持、統合、アップグレードなど、将来的にかかる費用も考慮する必要があります。

ECM、ERP、CRMなどの業務ソフトウェアアプリケーションは高い価値を有する資産であり、通常5年から15年間にわたって組織全体で日々の業務に使用されます。そのため、ECMソリューションの総所有コストを最初の実装コストだけに基づいて算出することは、賢明な策とは言えません。つまり、 1度の費用だけで総所有コストを判断することはできません。

ECMソリューションの購入は、ソリューションの導入に要するコストだけでなく、ソリューションが長期的な付加価値を提供する上で必要となる事項も念頭に置いて検討します。以下は、考慮すべき点のいくつかです。

  • ソリューションの機能を最大限に活かすために必要なリソース
  • 組織の成長や他部門のニーズに応える目的でECMソリューションを拡張する場合に、自社で拡張作業を行う、または拡張をベンダーに依頼するかの選択
  • ソリューションの変更や更新、他のアプリケーションとの統合に必要などカスタム作業

総所有コストを検討する際、製品の充実度を見極めることが重要です。 柔軟で、幅広い機能を持ち、最低限のカスタムプログラミングで簡単に設定できるECMソリューションは、高いコスト効率で維持することができます。 また必要な時に、特定の機能がすぐに使用できるため、長期的な価値を得ることができます。 さらに、ソリューションのカスタム化に時間と費用を投じたり、不足している機能の穴埋めのために新しい製品について調査したりする必要もありません。

IT関連の意思決定を行う責任者には、最適なソリューションを選定する作業以外にも、時間の経過と共にコストが肥大化する事態を回避することが求められます。 総所有コストの低いECMソリューションを導入することで、既存のアプリケーションを維持するためだけに費用を使うのではなく、貴重な資金を他のプロジェクトに投入することが可能になります。

ECM市場のリーダー