適切なECM製品の選定

ECMソリューションへの投資を検討する場合、製品の選定にあたって留意する点がいくつかあります。

まず、投資から十分な価値を得るという確信が持てるかどうかという点です。優れたECMベンダーは、充実した機能を持つECM製品をソリューションの構築や拡張にカスタムプログラミングを必要としせずに提供します。

ソリューションは、企業が直面しているニーズだけでなく、将来のニーズにも柔軟に対応できるものが理想的です。

エンタープライズコンテンツマネジメント製品を評価する際、その製品が当面のニーズを満たす以上の価値をもたらすかを検討します。現時点のニーズに応えるとともに、今後想定されるニーズにも対応できることで、投資回収を継続的に実現できます。ECMソリューションの選定では、時の経過とともに変化する組織のニーズに合わせて容易に適応できる製品を選定することが重要となります。

ECM製品の価値は、ERP、電子医療記録ソリューション、学生情報システムといった、既存の部門またはエンタープライズ規模の業務管理アプリケーションと連携可能かで決まります。

その際、実際に使用する機能に対してのみ費用を支払うという点も重要です。特定の部門を対象としたソリューションを実装するために、他部門では使用することのないエンタープライズ規模のソフトウェアスイートを購入することは適切とは言えません。実装段階からソリューションの使用期間全体を通じて投資を最大限に活かせるという柔軟性を備えたECMソリューションが理想的です。

ECMベンダーの製品開発に対する姿勢を知ることも、その製品を深く理解する上で重要です。有能なECMベンダーは、お客様からのフィードバックを製品開発に反映させてユーザーのニーズに合った製品を提供します。

オンプレミス型、クラウド型の展開オプションを用意し、お客様の組織のニーズの変化に伴い、これら2つのオプションを容易に切り替えることができる実証済みの体制を整えたベンダーの製品を選定することも重要です。

さらに、ECMソリューションが複数のオフィスや海外事業所に対して臨機応変に拡張可能であることも検討する必要があります。

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