ECMで企業コンプライアンスを促進し、法規制順守の懸念を排除

年々、コンプライアンスが必要な法規制や社内外の監査要件が厳しくなり、必要な文書の把握と管理はかつてなく重要になっています。

例えば、官公庁に各種の書類を提出しなければならないリコール問題などでは、重要な文書が各所に散在し適切な管理が行われていない場合、適切な対応を取ることが極めて困難となり、事業に大きな影響を及ぼします。

そのような場合、ECMソリューションを活用することで、法規制順守に関する懸念を緩和し、監査やその他のコンプライアンス要件を円滑に推進できます。また、優れたECMソリューションを導入することで、重要文書へのセキュアなリモートアクセスを可能にし、これまでの監査費用を大きく削減することができます。

さらに、記録管理ソリューションを利用すると、文書の保有期間や最終処分を管理することができます。文書に有効期限日を設け、その日に達すると自動的に文書を削除するように設定できます。また、文書を除去する時期に達したことをEメールで担当者に通知し、内容を確認のうえ削除を承認することも可能です。

その他のメリット:

  • 刻々と変化する法規制コンプライアンス要件の対応を迅速化し、即時に最新情報を反映
  • 変更内容をコピーしたり配布したりする必要なく、最新版を保存および周知可能
  • セキュリティとコンプライアンスの最新状況を集約して表示するダッシュボードを活用して、コンプライアンス責任者によるリアルタイムのリスク緩和対策を実現
  • 事前定義済みのルールに従って、保存済み文書の保有期間を管理することで、コンプライアンスを促進し法的リスクを最小化
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