複数バージョンの文書を効率良く管理

急速に状況が変化する今日では、業務文書の内容を頻繁に変更する必要があります。変更された文書をその都度新しいバージョンとして管理することは、簡単なようであっても困難を伴い、法的およびコンプライアンスで様々な問題を生じさせます。

ECMソリューションは、文書のバージョン管理を効率良く行います。刻々と変化するビジネス文書の管理を一元化し、リモートユーザーにオフラインの同期機能を提供して、誰もが確実に最新バージョンの文書を利用できるようにします。

その一例として、ハイランドソフトウェアのOnBaseソリューションを導入した米国の大手医療機関の例があります。重要な書類の配布基準が整備されていなかったため、大事な通知や更新情報を見逃してしまうという事態が発生していました。OnBaseの導入後、重要な書類はすべてセントラルレポジトリにおいて一元的に保存・監視することが可能になり、配布状況を明確に把握することができるようになりました。また、新規従業員に対しては、必読文書として最新の医療方針書だけを配布できるようになりました。

さらに重要な方針内容を編集する場合には、下書きの確認のために適切な意思決定者に転送することができ、方針書の最終版が完成した際は、システムによって責任者に転送され、最終版の承認を受けることができます。また、書類の発行から一定期間が経過すると、OnBaseソリューションから書類の保有者に対し、年次確認の通知が送信されます。その結果、文書の確認プロセスがスムーズに行われ、内容が常に期限内に更新されて、この病院では確実に規定を順守できるようになりました。

この例のようにECMソリューションを利用することで、文書のバージョン管理を効率良く行い、監査要件を確実に満たすことができます。

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