すべての情報を確実に把握

多くの企業が大量の紙文書を抱えるとともに、益々増大し続ける情報の管理に苦慮しています。情報は競争力を維持する上で必要不可欠なものであり、多ければ多いほど企業にとって有益なものです。しかし、その情報が「適切に整理されていない」、「誤ってファイルされている」、または「重要な文書を紛失してしまった」といった状態では、情報を有効に活用することはできません。

金融サービス会社における住宅ローンや融資関係の文書、保険会社における保険金支払請求や支払審査関連の文書、医療機関の患者に関する文書、様々な企業の人事部門における従業員記録や規程文書といった文書は、すべて企業の収益やお客様サービスを確保する上で非常に重要な文書と言えます。

紙文書に限らずEメール、集計表、Word文書などの電子ファイルが様々な場所に分散して保存され管理できていない、または検索が困難である場合、必要な情報をすぐに入手できず正確な情報を探し出すために作業の重複と時間の無駄が生じて生産性が低下します。

ECMソリューションを導入することで、このような状況を改善させた例があります。米国コロラド州の住宅金融機構では、ECMソリューションによって記録管理を行うことで従業員の生産性を3倍に増加させています。また、文書が紛失してしまうといった例は、ECMソリューションの導入後、殆ど発生していません。

ECMソリューションは、文書の取り込みから破棄までの経過を総合的に管理します。文書を一元管理することで、すべての情報を確実に把握することが可能になります。

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