氾濫する紙文書の管理

紙文書の適正量を判断する基準は、企業によって異なりますが、同じ文書が複数の部門に氾濫するようでは、業務を効率良く行うことができません。

日常の業務で使用する様々な紙文書の扱い方を間違えると、あらゆる部門の業務に影響を与えます。紙文書の非効率的な管理が原因で、プロセス進行の遅延、ファイル検索の困難、不完全な情報、重複した作業などにより生産性が低下することで、十分なお客様サービスが提供できず、企業は競争力を失うことになります。

さらに、紙文書は場所を占拠します。 ハイランドのお客様で、省エネ照明機器メーカーのTCP Inc.,では、製品を保管するための倉庫にファイルを保存していました。 ファイルは積み上げる形で保存されていたため、ファイルを使用する必要のある社員は、フォークリフト免許を持つ倉庫内の従業員に依頼してフォークリフトを使用して文書を見つけてもらう必要がありました。 このプロセスでは、低付加価値のタスクによって従業員の時間が消費され、倉庫内従業員の通常の業務が中断される形となっていました。

紙消費量を低減するために文書管理ソリューションを実装した結果、TCP社では、無駄の多い、非生産的なステップを運営・管理プロセスから排除することができました。 ペーパーレスの注文入力プロセスを導入したことで、年間125,000枚分の印刷量を削減し、売掛金回収期間が5日短縮され、フルタイムの社員4名分相当の人件費を節約することができました。

トランザクションエンタープライズコンテンツマネジメントソリューションによって日々の業務から完全に紙文書が無くなることはありません。 紙文書はこれからも常に使用されることでしょう。 しかし、業務において使用する膨大な量の情報に圧倒される必要はありません。

使い易い優れた文書管理ソリューションを使用すると、大量の文書とコンテンツをシームレスに集約・整理し、インデックスを作成した上で、1つの画面で360度の視野から包括的な情報を得ることができるため、最適な意思決定を行うことができます。

以上、ECMによって解決できる様々な課題についてご説明しました。次はECMソリューションの機能を6つのカテゴリーに分けて説明します。まずは、ECMの基本的な機能である文書管理の機能からご紹介します。

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