SAP ArchiveLink統合スイート

SAP ArchiveLink統合スイートによって、組織全体の業務トランザクションと業務文書を関連付けることができます。ユーザーは、ファイルキャビネットや共有フォルダ内で情報を検索することなく、SAP画面のツールバーから直接業務トランザクションに関連する文書にアクセスすることができるため、ユーザートレーニング費用を増加させることなく、業務サイクル時間を短縮することが可能です。

SAPのOnBase統合は、ほぼすべてのSAPトランザクションに適用することが可能なため、組織では、経理(売掛、買掛)、人事、契約書管理、施設管理など、組織内の様々な分野が関わる文書やデータを連携させることができます。

SAPとOnBaseをリアルタイムで同期化

SAPとOnBaseはデータレベルで統合することも可能です。ユーザーがSAP内でデータを更新すると、その背後でOnBaseも自動的に更新され、OnBase内で変更が行われると、その情報は即時にSAPでも更新されます。SAPとOnBaseの統合によってすべてが同期化されるため、データ、文書、プロセスの管理に要する時間を短縮することができます。

SAPによって請求書の処理時間を短縮したMoen社の例

バスルーム、キッチン関連備品の米国大手メーカーであるMoen社では、経理部門の買掛業務における会計データ管理を改善するためにSAPを導入したものの、紙の請求書、納品書、注文書の管理は引き続き手作業で行っている状態でした。毎月の請求書処理で350件以上の問題が発生し、そのたびにオレンジ色のメモを書類に添付して社内メールで購買担当者に回覧していました。担当者が迅速に問題に対応した場合でも、支払処理は数週間を要し、進捗状況の把握・管理が困難な状態でした。

OnBaseの導入後、請求書や関連文書はスキャンした後、画像としてOnBaseに保管されました。その結果、担当者はSAPで作業を行いながら、文書を即時に表示することができるようになりました。また、何らかの問題が発生した場合、自動的に作成されたEメールが該当する担当者に送信され、OnBaseのワークフローを介してプロセス全体の進捗管理を行うことができます。

「導入後、書類がデスクに山積みになることはなくなりました」と買掛マネージャーのWendy Cambarare氏は振り返ります。「それぞれの担当者がどの作業を行い、どのような問題を抱え、どの作業が未対応なのかがいつでも分かります」。さらに、OnBaseソリューションを利用することで、買掛チームは月に8,000ドル以上を節約することができました。

SAP内でマウスをクリックするだけで文書にアクセス

OnBaseでは、使用中のERPシステムから直接トランザクションに関連する情報と文書にアクセスすることができます。Eメール、スキャンされた画像、電子文書、フォームといった、トランザクションを処理する上で必要なすべての情報を使用中のエンタープライズシステムから即時に利用することが可能です。情報のキャプチャ時に、OnBaseは自動的にトランザクションデータから値を抽出するため、手作業による文書のインデックス作業を排除し、業務プロセスサイクルを短縮することができます。

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