s

アクセス

どこからでも簡単にコンテンツにアクセス

OnBaseでは、情報を必要とする担当者が、ほとんどのデバイスやアプリケーションを介して、どこからでも即時に利用できるように、情報が常にユーザー向けに用意された状態になります。社内、社外、移動中でも、ユーザーは最適な方法でコンテンツにアクセスして、業務効率を向上させることができます。

オンプレミス、クラウドのどちらの展開でも、OnBaseはユーザーに適切な情報を適切なタイミングで提供し、より良い意思決定、お客様への優れたカスタマーサービスの提供、スムーズな業務プロセスの進行を可能にします。

OnBaseによる情報へのアクセス提供

  • カスタマイズ可能な直感的なユーザーインターフェース:ユーザーは、重要な文書、フォーム、業務プロセス、レポートをすぐに取り込むことができます。
  • 他の業務アプリケーション: OnBaseは、ERPシステムやMicrosoft®Office製品など他のアプリケーションと連携します。ユーザーは使い慣れたアプリケーションの画面上からOnBaseコンテンツに直接アクセスすることができます。
  • 社外: 社内、社外、または移動中でも、OnBaseモバイルアプリケーションを使用すると、どこからでも即時に情報にアクセスし、意思決定を行ったり、業務プロセスを監視したりできます。現在、iPhone、iPad、AndroidやWindowsのスマートフォンおよびタブレットからご利用いただけます。
  • オフライン:現場で働く従業員が、オフラインの状態で文書の検索・作成・更新、フォームの記入、写真のアップロードなどの操作を行うことができます。
  • 外部関係者:簡単なフォームの送信、業務プロセスの進捗状況の把握、オンラインでの文書アクセスなどにより、お客様、患者、地域住民、学生のユーザー体験を向上させます。

コンテンツへの容易なアクセスは、OnBase製品の優位性の一つに過ぎません。 詳細は、こちらからご確認ください。

OnBaseでは、ユーザーのニーズや使用環境に合わせた様々なソフトウェアインターフェースをご用意しています。

これらの各種クライアントでは、強力な検索機能によって必要な情報を見つけることができ、豊富なツールを利用してデータの使用、編集、管理を行うことができます。

Unityクライアント

OnBaseの中心的なソフトウェアインターフェースであるUnityクライアントは、Microsoft Office 2007、2010製品の外観と使用感を取り入れることで使い易さを実現したインターフェースです。感覚的に使用できるリボン形式のツールバーとタブを使って、ユーザーは簡単に各機能にアクセスし、必要な情報を検索して使用することができるため、最低限のトレーニングでユーザーに展開することが可能です。また、各ユーザーは、頻繁に使用するフォームや機能に素早くアクセスできるようにインターフェースをカスタマイズすることができます。ClickOnceテクノロジーやオンプレミス型またはホスト型の両環境をサポートする展開オプションによって、簡単にインストールとシステム管理を行うことができます。

オフラインアクセスが可能なUnityブリーフケース

出張や移動が多く、ネットワーク接続が不安定な環境で従業員が業務を行わなくてはならない場合、外出先で効率的に業務関係の文書のキャプチャやフォームへの記入を行うことは困難であり、外出先で使用する文書が常に最新のものであることを確保することは容易なことではありません。

OnBaseは、オフィスから離れた場所で業務を行う際に、必要な文書へのアクセスを提供するポータブルなソリューションを提供します。ネットワークに接続することなく最新バージョンの文書とフォームを検索して更新することができ、ネットワークへの接続を確保できた時点で、オフラインで使用していたコンテンツをOnBaseと同期化することができます。

Webクライアント

Webクライアントは、各種ブラウザで使用可能な、httpおよびhttps対応のWebベースのインターフェースで、遠隔地の従業員、エクストラネットを使用するパートナー、一般のお客様などによって手軽にアクセスすることが可能です。簡単に設定可能なOnBase Webクライアントでは、特定のコンテンツのポータル画面をカスタマイズ設定する事ができ、OnBaseのログインを持たない場合でも、文書やEフォームに誰でもアクセスすることができます。

OnBaseクライアント

豊富な機能を備えたWindowsベースのアプリケーションであるOnBaseクライアントは、OnBaseのインフラストラクチャと同じ高速ネットワークで大量の文書を使用・処理する際の効率とスピードを最大化します。

通常、従業員は、ERP、人事、会計システムといった業務アプリケーションを使って業務を遂行することに勤務時間の大半を費やしています。その一方で、従業員はOnBaseにアクセスして以下の作業を行うことが想定されます:

  • 意思決定の根拠となる文書の検索
  • 作業中のシステム内の情報を更新するために必要な業務プロセスの最新状況の確認
  • 使用中のアプリケーション内で行われたアクティビティに基づくOnBase内の情報の更新

このような場合、業務を完了するために頻繁にアプリケーションの切り替えを行うのではなく、使用中の業務アプリケーションから直接OnBaseにアクセスすることが可能です。

その際、ユーザーは、使い慣れた画面からOnBaseのコンテンツに直接アクセスできるため、最低限のユーザートレーニングで展開することができます。

既存の業務アプリケーションとOnBaseシステムの統合についての詳細はこちらをクリックしてご覧ください。

従業員が業務の大半をEメールクライアント内で行っている場合、次の様な操作をOnBaseで行うことが考えられます:

  • Eメールに添付する文書をOnBaseで検索
  • Eメールで受け取った文書をOnBaseにアップロード
  • Eメールの本文でOnBase内の文書について参照

その一方で、多くの場合、Eメールのコンテンツはその他の主要な文書から完全に切り離された状態であるため、ユーザーは重要なタスクを遂行する上で常に複数のアプリケーションを切り替えなくてはならない状態となってしまいます。

OnBaseを利用すると、担当者は使い慣れたEメールのアプリケーション内で業務を完了することが可能になります。Eメールや添付ファイルを受信した時点でキャプチャしてOnBaseにアップロードし、コンテンツを即時に関連するトランザクションに関連付けた上で業務プロセスを開始したり、使い慣れたEメールアプリケーションから直接OnBaseの文書にアクセスして承認タスクを実行したりすることで、従業員の生産性が大きく改善されるとともに、ユーザートレーニングやサポートのコストを最低限に抑えることができます。

OnBaseは、Microsoft Outlook、Lotus Notes、Novell GroupwiseのいずれのEメールアプリケーションでもシームレスに連携することができるため、ユーザーへの展開をスムーズに進めることができ、コンテンツ同士のつながりを強化することで、より適切な意思決定を行うことが可能になります。

業務を行う上で、組織の外部の関係者にOnBase内の文書やプロセスへのアクセスを与える必要があることがあります。

外部関係者によるOnBaseへのアクセスを可能にすることで、組織は以下の様なメリットを即時に得ることができます:

  • オンラインで電子フォームに記入することで、紙のフォームの印刷や郵送にかかる費用と時間を排除
  • お客様に文書へのセキュアなオンラインアクセスを提供することで、お客様満足を向上
  • OnBaseで行われるアクティビティの最新ステータスをEメールを使ってお客様に自動的に連絡することで、お客様からの問い合わせ回数を低減

これらの機能は、OnBase Webサーバーとディストリビューションサービスを使用するOnBaseシステムで利用可能です。

さらに、OnBaseを使用して、以下の方法で外部アクセスを提供することも可能です:

  • 支店や営業所などにキオスクを設置して、セルフサービスでの登録作業や文書へのアクセスを提供
  • オンラインのパブリックアクセスを介して、無料または有料で文書のダウンロードサービスを提供

今日のビジネス環境では、主要な意思決定者は、外出や出張が多く、オフィスを留守にしがちであることが一般的です。

その結果、意思決定者は情報へのリアルタイムのアクセスが困難であり、業務プロセスのボトルネックとなってしまうことがあります。意思決定者がオンライン環境を使用できるまで最終的な決定を待つ必要があったり、外出中の意思決定者と慌ただしくEメールや電話で連絡を取って一時的な措置を取ったりする必要が生じます。ようやく最終的な意思決定が行われたとしても、その結論に至るまでに行われたアクティビティを根拠として把握・記録することは困難です。

モバイルデバイスを使って情報にアクセスすることで、関係者の居場所にかかわらず、業務を最も効率的に運営することができます。

OnBaseモバイルクライアントは、現在iPadタブレット、iPhone、Android、Blackberry、をサポートしています。

Unityブリーフケースを使用したオフラインアクセス

出先でのネットワーク接続が不安定で、業務がスムーズに進行しない状況は、外出や出張の多い従業員にとっては大きな負担です。これらの従業員が常に正確かつ最新のバージョンの文書を使用したり、外出先で作成した業務関連の文書やフォームを効率的にシステムに取り込んだりすることは容易なことではありません。

OnBaseは、社外で業務を行う際に、必要な文書へのアクセスを提供するポータブルなソリューションを提供します。最新バージョンの文書やフォームの検索、作成、更新をネットワークへの接続の無い状態で行い、接続が可能な環境に戻った際にオフラインのコンテンツをOnBaseと同期することが可能です。