文書の修正と署名

文書が共有ファイルやMicrosoft SharePoint、Eメールの受信トレイ、個人のコンピュータなどに保存されている場合、従業員は、文書名を変更して異なる場所に保存するなど、それぞれ独自の方法で修正版を管理する場合が良く見られます。このような状況では、文書の修正版を適切に管理することは非常に困難な状態となります。

文書への署名が必要な業務プロセスの場合、電子文書に対して手書きの署名を行うことは難しく、また、電子文書が承認された後に内容が変更されていないことを証明することも容易なことではありません。

OnBaseは、そのような問題を解決し、文書の修正版管理と署名作業を簡易化するためのツールを提供します。

EDMサービス

重要な文書が誰によって、どのような内容に変更されたか、という事を逐一把握することは不可欠です。その一方で、コンテンツが頻繁に変更される場合、各ユーザーが常に最新の文書にアクセスするとは限らず、古いバージョンが使用されてしまうことがあります。OnBaseでは、遠隔地のスタッフを含む従業員全員が、確実にMicrosoft Office文書とイメージの最新バージョンを使用するように管理することが可能です。

OnBaseは、複数の編集者、バージョン、修正版の管理を簡易化します。

デジタル署名

法的な要件を満たすために、重要なビジネス文書を正式に承認・認証するための署名が必要な場合、文書の署名後に偽造または改ざんが行われないように文書を保護することが重要となります。

OnBaseでは、文書の不正な改ざんのリスクを排除することが可能です。電子的な承認はデジタル証明書を使って効率的に管理され、承認された署名済み文書の信頼性、整合性、安全性を確保することができます。

署名パッドインターフェース

コンプライアンス上の要件を満たすために手書きの署名が必要な場合、物理的な署名を行うだけの目的で印刷コストや追加の作業が発生してしまうことがあります。

OnBaseでは、スタイラスペンを使用して署名を電子的にキャプチャし、文書やフォームに適用することが可能です。署名済みの文書は、セキュアかつ未変更の状態に保たれ、紙文書で署名を行った場合の取り扱いミスや処理の遅れなどを排除することができます。

OnBaseは、紙文書を扱うことなく、手書きの署名をキャプチャすることを可能にします。