文書からデータと情報をキャプチャ

組織には、事業運営で重要な情報が数多く存在しています。そのような情報を紙文書から取り出して業務アプリケーションに効率よく取り込むことが大事です。

この作業を手作業で行う場合、従業員が文書の内容を確認した上で、関連するデータを業務アプリケーションに入力することになります。この作業は長時間を要し、煩雑で、ミスを起こし易いものであるため、業務プロセス全体で最もコストのかさむ作業と言えます。

OnBaseのアドバンストキャプチャは、このような手作業のデータ入力を排除します。

アドバンストキャプチャを使用して文書をOnBaseに取り込むことで、印刷文字や手書き文字が解析されて電子フォーマットに変換することができます。その後、情報の正確性が電子的に確認され、使用中のすべてのシステムを即時に更新します。

これらすべての作業は人手を殆ど介すことなく行われるため、次の様なメリットを得ることができます:

  • 業務プロセス全体を迅速化し、時間とコストを節約
  • 手作業によるミスのリスクを低減
  • 従業員はより付加価値の高いタスクに集中可能

アドバンストキャプチャの利用

文書の種類は多様ですが、一般的に3種類の文書に分類することができます:

  • 納税申告書やローン申込書など、書式に一貫性のある構造化文書
  • 請求書や成績証明書など、書式にばらつきのある半構造化文書
  • 履歴書のカバーレターや契約書など、常に書式が異なる非構造化文書

OnBaseのアドバンストキャプチャを使用すると、データが常に予測可能な場所に配置されている構造化文書を大量に処理することができます。また、成績証明書のような半構造化文書にも柔軟に対応することが可能です。

ハイランドソフトウェアでは、数百種類に及ぶ文書タイプからデータを抽出するソリューションを提供しています。文書からデータを効率的にキャプチャする方法についてぜひお気軽にお問い合わせください。