Eメールとファックスをキャプチャして業務効率を改善

Eメールの受信トレイには、業務トランザクションにおいて重要な多くの情報が保存されていますが、その管理は以下のような理由で極めて困難であると言えます。

  • Eメールの転送、追加受信者へのCC送信、全員への返信などを通して同じ内容のEメールが複数作成され、適切な管理が困難
  • 特定の項目に関する最新のEメールがない場合、古い情報を使用してしまう
  • Eメールによるやりとりが完了した後、どのEメールメッセージを保存または破棄するべきかの判断が難しいため、コンプライアンスを確保できない

OnBaseは、このような課題を解決します。重要なEメールをOnBaseに保存することで、最初に送信されたEメールからすべてのやりとりを完全に管理することができます。Eメールは、内容に関連するアクティビティや文書を添付して、適切な担当者に回覧されます。Eメールのやりとりが完了した時点で、OnBaseによって自動的に適切な処理が行われるため、ユーザーは記録の処理方法の検討や、追加の作業を行う必要がありません。

OnBaseでは、いくつかのメール管理オプションがご利用いただけます。

Microsoft Outlook、IBM Lotus Notes、Novelle Groupwiseとの統合

Eメールメッセージに含まれる情報の中には、ビジネスにおける意思決定に不可欠なものが多く存在しています。しかしながら、多くの場合、Eメールのコンテンツはその他の主要な文書から完全に切り離された状態であるため、ユーザーは重要なタスクを遂行する上で常に複数のアプリケーションを切り替えなくてはならない状態となってしまいます。

OnBaseを利用すると、担当者は使い慣れたEメールのアプリケーション内で業務を完了させることができます。Eメールと添付ファイルは、受信と同時にOnBaseに取り込まれ、関連するトランザクションに即時にリンクさせた上で、適切なタイミングで該当する業務プロセスを開始させます。また、Eメールアプリケーションから直接OnBase文書にアクセスして、承認タスクを実行することができます。このように、ユーザーが使い慣れたEメールアプリケーションを活用することで、OnBaseを使用するためのトレーニングとサポート費用を最低限に抑えながら、ユーザーの生産性を大きく改善することができます。

OnBaseを使用中のEメールアプリケーションと統合することで、ユーザーはOnBase導入をスムーズの受け入れることができ、すべての業務コンテンツが関連付けられるため、より効果的な意思決定を行うことが可能になります。

サブスクリプションサーバー

受信トレイ内に保存されているすべてのメールを常時監視することはほとんど不可能です。お客様からの緊急の依頼事項が組織内の数あるEメールの受信トレイのどこかに未開封のまま残っているような場合、対応が遅れることで多くのビジネスチャンスを逃してしまいます。

OnBaseを使用すると、Eメールや添付ファイルが即時にOnBaseに取り込まれて自動的に業務プロセスを開始させ、処理を迅速化するとともに、対応の遅れによるコストの発生やビジネスチャンスの損失を防ぎ、お客様満足を改善できます。

ファックスサーバー

緊急のファックスが担当者の手元に速やかに届かなかった場合、業務プロセスの遅れが生じてお客様サービスが悪化し、ビジネスチャンスの損失を招く可能性があります。

OnBaseは、業務上重要なファックスを電子的に取り込んで分類・保存し、ファックス文書の受領をもって開始されるプロセスを自動化および迅速化することで、手作業でファックス文書に対処する場合に発生する遅延を解消します。また、これまでに行ったファックスサーバーへの投資を有効活用するとともに、素早い対応が求められるコンテンツを即座にアクセス可能な状態にします。

OnBaseは現在Biscom Faxcom 及びEsker Fax との統合に対応しています。

OnBase