バッチ単位の大量スキャン

顧客管理システムなどを利用する企業では、日々大量の紙文書をスキャンしています。日常の業務で受け取る紙文書に加えて保管された書類などをスキャンするため、その量は数千ページ以上に及びます。

こ大量のスキャン作業では、2つの方法が考えられます:

  1. 社内の従業員によって文書をスキャン
  2. スキャン作業代行業者に委託

オプション1:社内で文書をスキャン

文書を社内でスキャンする場合、まず、スキャンするボリューム、作業時間などを考慮した上で、次の手順を踏みます。

  • 適切な種類のスキャナを必要台数購入
  • 従業員が簡単に使用できるスキャン用ソフトウェアの選出
  • 以下のスキャン関連作業を行う担当者の雇用およびトレーニング:
    • 文書の下準備
    • 文書をバッチ単位に整理
    • 文書のスキャン
    • 文書のインデックス作成

OnBaseでは、インターネット接続が利用可能であれば、文書を受け取った遠隔地の事業所などでスキャンし、スキャンが必要な文書を特定のスキャンステーションに郵送する場合の手間とコストを排除できます。

プロダクションドキュメントイメージング

OnBaseでは、大量の文書の高速スキャンを行い、インデックスを作成した上で、OnBaseに直接アーカイブすることが可能です。キャプチャ後に実行する各種OnBaseオプションを利用して全体のプロセスを完全に自動化することもできます。手間のかかる手作業のデータ入力を排除し、従業員がコンテンツを即座にアクセスできる状態にすることで、業務プロセスのサイクル時間を短縮させます。

OnBaseは、大量文書の高速スキャンをこれまでにない高い効率性をもって行います。

ディスコネクテッドスキャンニング

複数の事業所を抱える企業では、事業所によっては接続スピードが遅い、接続が途切れるなどのネットワーク環境の問題や、スキャン作業を特定のスキャンステーションで一括して行っている場合、紙文書をスキャンステーションに転送する際の時間の無駄や郵送コストが発生するなどの課題を抱えていることがあります。

OnBaseは、企業が文書を受け取ったその場でスキャンすることで、生産性・効率性を改善し、業務プロセスを迅速化させます。最適なネットワークアクセスが確保された時点でファイルをアップロードするなど、柔軟性に富んだ機能を利用することで、紙文書の転送に伴うセキュリティのリスクと郵送コストを排除することが可能です。

OnBaseは、文書を迅速にスキャンして業務プロセスに取り込むことで、業務プロセスのスピードを加速させます。

OnBaseでは、インデックス作成プロセスの自動化において様々なオプションをご用意しています。各種オプションの詳細はこちらをご覧ください。

オプション 2: スキャン作業代行業者に委託

この方法では、外部業者に費用を支払って、スキャン作業を委託することで、以下のメリットを得ることができます:

  • 高速・高性能スキャナの購入が不要
  • スキャナを操作する作業者の雇用が不要
  • 高速・高性能スキャン用ソフトウェアの購入が不要

スキャン業務の外部委託をご検討の際は、ハイランドソフトウエアのスキャニングサービスをご利用ください。スキャニングサービスでは、文書をスキャンして、指定頂いたインデックス情報を含んだファイルと併せて文書を電子フォーマットでお届けします。

スキャン済みの文書は、ドキュメントインポートプロセッサ(DIP)モジュールを利用して、簡単に直接OnBaseに取り込めます。

OnBase