手作業によるインデックス作業を削減・排除

ECMシステムに取り込まれた文書は、すべて分類され、インデックスが作成されます。インデックス作業を効果的に行うには、論理的かつ計画的に情報を整理する必要があります。まず、文書が履歴書、請求書、成績証明書など、どのような文書なのかを認識し、顧客名、会社名、日付など、後日文書を検索する際にキーワードとして使用する情報を選択します。

文書のスキャン作業は数秒で完了しますが、文書のインデックス作成は数分を要します。文書の内容を確認し、ECMソリューションに入力する情報を特定し、手作業で情報をシステムに入力するため、インデックス作業は時間のかかるプロセスとなりがちです。

また、インデックスに使用する情報が正確でなければ、文書を間違った場所にファイルする、業務プロセスの進行が遅れるといった問題が発生するため、正確なインデックス情報を使用することが重要となります。

文書にインデックスを作成し、インデックス値の正確性を確認する作業は、業務プロセス全体で最も時間とコストのかかる作業のひとつであると言えます。

OnBaseは、手作業による文書のインデックス作業を削減・排除することで、手作業によるインデックス作業に伴うコストを最低限に抑えます。

アドバンストキャプチャ

OnBaseは、少人数、低コストで文書のインデックスをスピーディに作成します。

スキャンされた文書やフォームのインデックスを自動的に作成することで、手作業によるインデックス作成に必要なスタッフの数を削減します。また、ユーザーは文書に即時にアクセスできるため、業務プロセスを迅速化することができます。

OnBaseは、インデックス作成のコストを最低限に抑えた上で、質の高いインデックスを提供します。

バーコード認識サーバー

インデックス作業に慣れた経験豊かな担当者であっても、手作業による文書のインデックス作業は相当な労力を要し、ミスを起こしやすいものです。

スキャン済みのビジネス文書の自動的な分割、分類、インデックスを行うバーコード機能を備えたOnBaseワークステーションを1ヶ所用意することで、手作業のデータ入力や入力ミスは大きく低減されます。

OnBaseのバーコード機能は、インデックス作業にかかるコストを最小化し、効率性を最大化します。

バーコードジェネレータ

OnBaseバーコードジェネレータは、通常数時間を要する手作業のデータ入力を行うことなく、スキャン済み文書の分類とインデックス作成を可能にします。ワンクリックでインデックス作成に必要な情報を直接業務アプリケーションシステムから正確かつ効率的に取得することができます。

OnBaseはバーコードを含んだカバーシートを作成し、手作業で情報を再入力する際のコストと時間の無駄を大きく削減します。その結果、データ入力ミスが減少し、業務プロセスのサイクルが迅速化します。

オートフィルキーワードセット

オートフィルキーワードセットを利用すると、少数のインデックス値を入力するだけで文書のインデックス作業を完了できるため、インデックス作成にかかる時間を大幅に短縮することが可能です。複数文書のインデックスを作成する際、同じキーワード値を何度も入力しなくてはならないことがあります。例えば、同じお客様に関連する文書が複数存在する場合、各文書で、顧客番号、名前、郵便番号、電話番号など、同じインデックス値を共有していることがあります。

OnBaseでオートフィルキーワードを利用すると、OnBaseまたは他のシステムに共通するキーワード値を一度入力するだけで済み、以降の文書のインデックス作成時に再利用されます。OnBaseでは、インデックス作業時に固有な値を一つ入力するだけで、残りのインデックス値が自動的に入力されます。

OnBase