文書の保存と破棄

法規制へのコンプライアンスを維持する際に重要な点は、文書を適切なタイミングで確実に破棄するとともに、文書を誤って、または故意に削除することがないように対処することです。

OnBaseでは、文書がOnBaseシステムに取り込まれた時点で、文書に対して編集不可のデータ履歴が作成されるため、文書を完全に統制することができます。文書は保有期間全体を通じて保護され、適切なタイミングで破棄されます。

OnBaseを使用することで、記録管理責任者は簡単に文書保有規程や保有プランを電子文書や記録に適用し、正式な保有期間が経過するまで機密文書が削除されないように確実に管理することができます。

文書保有

会計明細書や売買契約、従業員ファイルなど、組織内で保存中の文書の中には、既に不要となった文書が多く含まれています。大量の文書を、それぞれどのタイミングで破棄すべきかを正確に把握・管理することは容易なことではありません。一方で、文書を必要以上に長期間保有、または保有期間中に早期処分してしまうと、結果として様々なリスクが発生します。

OnBaseは、体系的な文書保有ルールを組織全体で実施し、必要な文書の保有と保有期限の過ぎた文書の破棄を一貫して自動的に行います。手作業の文書保有プロセスを排除することで、コストの削減、文書保管スペースの節約、法規制コンプライアンスのリスク軽減といった多くのメリットを得ることができます。

記録管理

記録を必要以上の長期間保有することは、保有期間中に早期処分することと同様に法的リスクが伴います。

OnBaseは、複雑な記録管理を簡易化します。柔軟な保有スケジュールによって、法規制や社内規程の複雑な要件に対応することができます。保有期限の過ぎた文書を確実に処分することは、万が一訴訟案件が発生した場合に有利となることに加え、訴訟の調査段階におけるコストや法的リスクを軽減します。OnBaseは、非効率な手作業の文書保有プロセスを、完全に自動化されたプロセスに置き換えます。

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