キャッシュフローの可視性を上げ、売掛金回収期間を短縮

ある製造会社では、カスタマーサービス、売掛、買掛、品質管理業務で膨大な量の文書を抱え、問題が発生した場合には、関連書類を探し出して回答を出すまでに1週間の時間を要していました。そのようなタスクに関わる代わりに、その期間に従業員をレポートや分析といった付加価値の高い業務に従事させたいと意図していました。

この企業の 経理部門の売掛業務では、大半が電子データ交換を利用して業務を行っていましたが、それでも紙文書によってプロセスの進行が遅れ、キャッシュフローにおける可視性が低下していました。紙文書に少しでも依存していれば、可視性を上げることはできません。

財政上の意思決定を正確に行うためには、資金に関する重要情報を有効に利用する必要があります。OnBase売掛ソリューションを活用すると、担当者は、資金の出入りをリアルタイムで正確に把握でき、キャッシュフローの管理を履歴データに頼って予測することなく、より正確に行うことができます。

今では、この企業の経理部門では、売掛文書を取り込むかスキャンしてOnBaseに格納しています。その結果、担当者が素早く文書を入手でき、検索にかかっていた時間を節約し、その時間を分析、レポート及び監査といったより価値の高いタスクに充てています。動向をより早く掴み、損金処理を減少させ、売掛金回収期間を短縮させたことで、 多額の費用を節約しました。

従業員を増員せずにトランザクションの流入を処理

経理部門の売掛業務ではプロセスの可視性を強化するだけでなく、部門に回される膨大な量のトランザクションを処理する必要もあります。 その際、課題となることは、文書を取り巻くトランザクションの多くがデータから分離されているため、優れたERPまたは経理システムを使用して売掛業務を管理している場合でも、データと文書を共に処理することができない点です。

OnBaseとERPを統合することで、データと文書を連携できます。その結果、売掛担当者は、使い慣れたERPアプリケーション内で、マウスクリックまたはキーストロークを使うだけで特定のトランザクションやアカウントに関連する文書を検索できます。

この企業では、ERPアプリケーションから文書に迅速にアクセスすることで、従業員を増大せずに売掛処理の量を15%増大させました。

監査遂行をスピードアップ

監査のための文書検索は、通常数日を必要とする業務です。OnBaseを活用すると、必要な文書をすぐに入手できます。 しかも適切な文書だけにアクセス権を制限できるユーザー名を簡単に設定し、監査人が独自に文書を検索できるようにすることが可能になります。

この企業の例のように、経理部門の売掛業務は、プロセスの可視性を妨害し処理を遅らせる紙文書を排除することで、大量のトランザクションを処理し、財務における賢明な意思決定に貢献することができます。