決算・財務報告プロセスの可視性を上げ、タスクを自動化

期末時の決算・財務報告では、多くの企業が担当者チームを結成してデータの分析・調整、各変更箇所の見直しや報告書の作成を行います。優れたERPおよびレポートソフトウェアが導入されている場合でも、毎月の処理で最も多くの手作業を要する業務を表計算ソフトで作成した複数のチェックリストで管理する方法が一般的です。また、企業によって月々、四半期、年末時における決算処理プロセスが異なるため、どのような企業でも使用できる決算ソリューションは、そう多くありません。

OnBase決算業務管理ソリューション(AFRM)は、あらゆる企業の状況に対応できます。AFRMは、決算処理の開始から終了までのプロセスを合理化し、すべてのタスクの相関的な全体像を提供することで、毎月の決算処理を継続して改善できます。

AFRMは、ホスト型ソリューションであるため、非常に簡単に展開することができます。 反復的な手法による迅速な実装、カスタムプログラミングなしの簡単設定で、実装時における典型的な課題を排除できます。 一般的に、AFRMは、1決算サイクル内で本格的に稼働させることが可能です。

決算プロセスを改善

米国のある医薬機器メーカーでは、決算を早く行うことよりも毎月の決算に関わる世界中の100名以上の従業員の業務を把握できる連結ベースでの可視性を求めていました。具体的には、決算のタスクやアクティビティを一元管理できるリポジトリを用意し、担当者が変わった場合でも、その担当者の職務内容を提示して 業務をすぐに行うよう指示可能にすることでした。この企業はそれを実現するAFRMを選定しました。

今では、AFRMによって、グロバールな決算に関連するや手順、アクティビティが連結され、それらを1ヶ所から入手しています。 この企業では財務プロセスを変更することなく、 マネージャーやチームメンバーがすべてのタスクや関連資料に即時にアクセスできるようになりました。

すべてのタスクを追跡し、自動的に職務を割り当て

AFRMでは、まず従業員間のコラボレーションを増やすことから始め、 設定されたルールに基づいて、各担当者に優先順位を付けて一連のタスクを割り当てます。 このワークフロープロセスによって、決算にリアルタイムの可視性が提供されるため、調整を容易に行い、効率を上げることができます。 その結果、手作業の入力や表計算ソフトまたはEメールによる追跡が不要となります。

さらに、AFRMを使用すると、決算プロセスの処理がスムーズに進行します。 報告のサイクルは、月次、四半期ごと、年次と自由に決定でき、タスクを完了するために必要なすべてのファイルやテンプレートを付けてアクティビティを担当者に割り当てます。 従って期限直前に情報を検索することはありません。 必要な資料はすべて揃っており、後は作業を始めるだけです。 そのため、従業員は、タスクを完了させるまでの待ち時間や、検索・確認作業に必要な時間を節約することができます。

さらに、タスクの完了後、関連ファイルは、OnBaseにセキュアに格納されます。

また、プロセスの可視性は、従業員の職務管理に有効です。 プロセス全体を把握できることで、会計マネージャーが未処理のタスクを素早く効果的に管理し、各従業員に業務負荷を適切に分散させることができます。 業務量が均衡していれば、従業員のストレスも減少します。 その結果、従業員の業務効率と就業意欲が上がり、業務の質も改善されます。

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