コンプライアンスの取り組みを簡素化し、通関業務を万全に管理

通関業者はコンプライアンスを確保しながら、輸入された貨物を迅速かつ低コストで処理する必要があります。通関業務では、大量の関係書類が扱われるため、その管理を適切に行うことは容易ではありません。ハイランドソフトウェアのECMソリューションOnBaseは、紙文書を電子文書に変換して1ヶ所に格納し、マウスのシングルクリックのみで文書にアクセスできる手段を提供します。

さらにOnBaseを活用することで、貨物引渡し、通関、記録保持を含む通関プロセスが自動化され、通関1件当たりのコストを削減すると同時にコンプライアンスの取り組みが強化されます。

プロセスを自動化して通関手続き1件当たりのコストや遅延を削減

通関プロセス時に紙文書を15~25名の関係者に手渡しで回覧することは、従業員の時間を無駄に使うだけでなく運営コストを増加させます。紙文書を電子ファイルに変換すると、全世界に広がる事業所を含む企業全体に文書を自動的に回覧することができます。

また、従業員間で業務量を均等に配分することで、手隙の担当者に業務を割り当てると同時に、文書は担当者から担当者へ素早く回覧されるため、 従業員の効率と生産性が向上し、運営コストと通関手続き1件当たりのコストが削減されます。

文書を自動的に維持・管理し、通関記録管理規定を順守

既存の輸送ソフトウェアアプリケーションと統合するOnBase国際貿易ソリューションを使用すると、データの再入力を排除でき、通関プロセスを簡素化することができます。既存のシステムをOnBaseに連携させて紙文書を排除することで、組織全体における情報の流れを自動化し、業務スピードを減速させる手作業のタスクを排除します。その結果、通関1件当たりの運営コストを削減でき、より少ない担当者でより多くの通関を行うことができます。

より良いお客様サービスの提供

文書を適切に保管することは、通関業者にとって非常に重要です。各国の関係各省庁によって課される特定年数の保管期間要件や、通関案件ごとに書類の管理怠慢に対して輸入業者が支払う罰金などでコンプライアンスの重要性が理解できます。

OnBaseは、自動的に文書の表示者、配布された文書、文書に行った作業に関する記録を保管します。また、文書や関連する通信文書、コミュニケーション、メモをすべて特定期間保持するだけでなく、保有期間の満了時における文書の削除も自動的に行います。その結果、常に文書が規制方針に準拠した状態で維持されます。

輸入業者が輸入貨物の通関に際し、関係官庁から貿易書類の提出依頼を受けた場合、通関担当者は数秒で文書を取り出して直ちに配布することができます。OnBaseを活用すると、通関担当者は書類の検索を迅速化でき、またお客様の輸入業者は、コンプライアンスを強化し、関係官庁による査定に素早く対応できるという優れたお客様サービスを通関業者から受けることができます。


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