Elektronische documenten vastleggen

Niet alleen papieren documenten zijn moeilijk te vinden. Ook uw digitale bedrijfsinformatie kan verspreid raken over bestandsshares, gedeelde en persoonlijke e-mailboxen, Microsoft SharePoint-sites, faxservers en andere bedrijfssystemen.

Door uw elektronische documenten in OnBase te importeren, kunt u ze in combinatie met uw andere belangrijke en gerelateerde bedrijfscontent beheren. Dankzij gecentraliseerde informatie kunt u vanaf één locatie:

  • veilige toegang tot al uw belangrijke informatie bieden;
  • al uw gerelateerde informatie door uw bedrijfsprocessen routeren;
  • de volledige cyclus van uw bedrijfsrecords beheren.

Kijk hieronder welke opties u hebt om elektronische documenten in OnBase te importeren.

  • SharePoint-sites, bestandsshares en FTP-sites: OnBase kan uw elektronische documenten vanuit al deze bronnen vastleggen en gebruikt de beschikbare metadata voor indexering en classificatie.
  • Toepassingen die documenten genereren: In OnBase kunt u ASCII-, PCL-, AFP-, DJDE-, PDF- en XML-gegevensstromen importeren, meteen vanuit de toepassingen waarin ze zijn gegenereerd.
  • Mail- en faxservers: OnBase kan worden geïntegreerd met tal van toonaangevende mail- en faxservers. Ontdek hoe u e-mails en faxen rechtstreeks in uw ECM-systeem importeert en wat daarvan de voordelen zijn.
  • Aparte documenten ’on demand’ vastleggen: Met OnBase kunt u documenten vastleggen op het moment dat ze worden gemaakt. Bovendien biedt OnBase veel verschillende manieren om dit proces zo makkelijk mogelijk te maken.

onbase