Documenten beheren

Efficiënt werken met elektronische documenten

Zodra al uw informatie is vastgelegd in OnBase, profiteert u van grotere efficiëntie omdat u hulpmiddelen kunt gebruiken die in de papieren wereld niet bestaan. 

Revisies

Met de permanente revisiegeschiedenis van OnBase kunt u elke wijziging in de documenten volgen. U weet welke medewerkers uw belangrijke zakelijke documenten reviseren en kunt ervoor zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de meest recente documentversies.

Handtekeningen

OnBase biedt diverse middelen om documenten elektronisch te ondertekenen. 

  • Handmatige handtekeningen – Leg handtekeningen elektronisch met een stylus of tablet vast en voer ze in uw elektronische documenten en formulieren in.
  • Digitale handtekeningen – Volg efficiënt elektronische bevestigingen van documenten door middel van digitale certificaten die authenticiteit en integriteit garanderen. Waarborg dat uw ondertekende documenten beschermd en ongewijzigd blijven na autorisatie.

Zoekfunctie

Een van de belangrijkste voordelen van uw ECM-oplossing (enterprise content management) is dat u exact de juiste documenten kunt vinden, op het moment dat u ze nodig hebt.

OnBase biedt een groot aantal opties om snel en gemakkelijk de benodigde documenten te vinden, waaronder:

  • Specifieke indexwaarden, zoals naam of accountnummer
  • Reeksen van indexwaarden, zoals alle facturen met een waarde van € 500 tot € 1000
  • Specifieke datums of perioden
  • Elektronische archiefkasten en mappen
  • Specifieke woorden in tekstdocumenten en OCR-weergaven van afbeeldingsdocumenten
  • Tekstzoekopdrachten waardoor PDF's, Microsoft Office-documenten, e-mail, elektronische OnBase-formulieren, afbeeldings- en tekstdocumenten kunnen worden opgehaald op basis van een tekstreeks.

Vereiste lectuur en training

Elke organisatie heeft documenten die medewerkers dienen te lezen en te bevestigen, van handleidingen voor medewerkers tot informatie over beveiligingsbeleid, en van veilige werkprocedures tot training in het tegengaan van intimidatie.

Documenten kunnen op veel manieren onder medewerkers worden verspreid, maar het volgen en bijwerken ervan vraagt vaak heel wat handmatig werk. Hoe bewijst u dat al uw medewerkers de recentste versie van de vereiste documenten voor hun functie hebben ontvangen en gelezen?

Als u betrokken bent in een geschil in verband met de schending van bedrijfsrichtlijnen of veiligheidsprotocollen, dient u te bewijzen dat u uw medewerkers de gepaste training hebt gegeven. Vraagt u zich eens af: waar is de informatie die ik nodig heb om dat te bewijzen?

Met OnBase kunt u snel de juiste documenten aan de juiste medewerkers bezorgen. Verlaag uw kosten aanzienlijk door de documenten die gelezen moeten worden automatisch te verspreiden en te beheren. Houd eenvoudig bij welke medewerkers documenten hebben bevestigd en zorg dat u dit kunt bewijzen bij voorgeschreven nalevingscontroles.

Klik hier voor meer informatie over het brede scala ECM-functies van OnBase.

Gartner Magic Quadrant voor ECM