Documentuitvoer en -verzending

Wanneer u uw documenten hebt geordend en centraal hebt opgeslagen, zal het regelmatig voorkomen dat u ze naar uw klanten moet sturen. OnBase verlicht deze taak door gepersonaliseerde brieven te genereren of overzichten te maken op basis van uw bestaande documenten en gegevens. Zo kunt u ze moeiteloos naar uw klanten sturen, ook als u ze elektronisch wilt verzenden.

Lees hieronder hoe OnBase de uitvoer en verzending van uw documenten kan stroomlijnen.

Documentcompositie

Met OnBase bent u minder tijd kwijt met het handmatig samenstellen van documenten en kunt u ze ook sneller aan uw klanten leveren.

OnBase Documentcompositie stelt u in staat automatisch documenten te genereren en zo de kosten van uw schriftelijke communicatie te beperken. Uw documenten worden sneller gegenereerd, op basis van bestaande systeemgegevens, tekst uit Word-documenten en gebruikersinvoer, en zijn daardoor nauwkeuriger. Bovendien kunnen er standaardsjablonen op uw documenten worden toegepast, zodat de uitstraling en branding van uw bedrijf altijd consistent zijn.

Documenten maken is niet langer tijdrovend en duur dankzij automatische, nauwkeurige en efficiënte documentcompositie.

Gescande formulieren invullen

Er zullen altijd wel papieren formulieren moeten worden ingevuld, ook bij organisaties die met elektronische documenten werken. Deze papieren formulieren moeten worden gescand, opgeslagen en vervolgens gekoppeld met gegevens in andere systemen.

OnBase standaardiseert het maken en invullen van oorspronkelijk papieren formulieren door er digitale afbeeldingen van te maken. TIFF-afbeeldingen van gescande formulieren fungeren als basis voor elk nieuw document. Databasequery's, gebruikersinvoer en OnBase-velden worden geconfigureerd als onderdeel van het formuliersjabloon. Vervolgens worden velden die gegevens in het document plaatsen geconfigureerd en aan het formuliersjabloon toegevoegd. Gegevens uit alle bronnen worden samengevoegd in het formuliersjabloon, waarna het definitieve afbeeldingsdocument wordt gemaakt.

OnBase kan u helpen consistente en handige papieren formulieren te maken en ervoor te zorgen dat deze aan de regels voldoen.

Digitale factuuroverzichten

Verkort de incassocyclus en verbeter uw cashflow door uw factuuroverzichten sneller naar uw klanten te sturen. OnBase brengt gerelateerde documenten bij elkaar, consolideert deze en genereert één digitaal document. Vervolgens wordt het geconsolideerde document als PDF per e-mail of als een papieren document per reguliere post verzonden. Met OnBase kunt u ook barcodes afdrukken, die het sorteren van post makkelijker maken en die u een korting op uw portokosten kunnen opleveren.

Verbeter de klantenservice, minimaliseer geschillen over rekeningen, verkort de doorlooptijd en beperk het aantal klantvragen met digitale factuuroverzichten.

Publiceren op cd/dvd/Blu-ray Disc

Uw organisatie bouwt relaties op met klanten, partners en leveranciers door essentiële bedrijfsinformatie uit te wisselen. Dit is vaak inefficiënt en arbeidsintensief waardoor het verzamelen, verzenden of e-mailen van grote hoeveelheden documenten veel tijd kost.

Met OnBase kunt u eenvoudig content delen, doordat u snel een specifieke set documenten (met bijvoorbeeld een maandfactuur en alle ondersteunende documenten voor een klant) kunt vinden en digitaal bundelen. Uw klanten krijgen hun documenten in een compleet OnBase-weergavepakket, allemaal op één cd/dvd/Blu-ray Disc.